پرونده تجاری یا بیزینس کیس (Business Case) چیست و چگونه نوشته می ‌شود؟

پرونده تجاری یک نوع پرونده توجیهی برای انجام یک پروژه یا برنامه است؛ استفاده از پرونده توجیهی مزایای بسیاری دارد؛ این گونه پرونده ها هزینه ها را کاهش داده و ریسک گزینه های جایگزین را ارزیابی می کند و در نهایت به پیدا کردن راه حل های منطقی برای حل پروژه ها کمک می کند.

پرونده تجاری یک سند مکتوب و دارای ساختار است که به ارائه ویژگی های کمی و کیفی یک پروژه می پردازد.

پرونده تجاری (Business Case) چیست؟

پرونده تجاری یک سند مدیریت پروژه است؛ در این سند مزایای پروژه ها، توجیه هزینه ها و چرایی اجرای یک فرآیند توضیح داده می شود.

پرونده تجاری را باید در شروع هر پروژه آماده کرد؛ این پرونده اهداف، هزینه ها و منافع پروژه را بررسی می کند و ارزش پروژه را تعیین و ذی نفعان پروژه را متقاعد می کند که بر روی پروژه سرمایه گذاری کنند.

در یک پرونده تجاری موارد مختلفی همچون پیشنهادات، استراتژی ها و برنامه های بازاریابی به همراه ارزیابی های مالی تحت یک سند جمع آورده شده و نحوه انجام پروژه، چگونگی سوددهی و دیدگاه اعضای پروژه نسبت به انجام آن را مشخص می کند. زمانی که دی نفعان، پروژه را تایید کردند، می توان جمع آوری اسناد مرتبط با پرونده تجاری را آغاز کرد.

مولفه های پرونده تجاری

یک پرونده تجاری دارای 5 مولفه است؛ این 5 مولفه عبارت اند از:

• زمینه استراتژیک که عبارت است از مورد قانع کننده برای تغییر.
• تحلیل اقتصادی که شامل بازده سرمایه گذاری بر اساس بررسی گزینه های سرمایه گذاری می شود.
• رویکرد تجاری که در برگیرنده استراتژی های منبع یابی و استراتژی های تدارکات است.
• مورد مالی که هزینه های مقرون به صرفه برای سازمان در چارچوب زمانی خاص را ارزیابی می کند.
• رویکرد مدیریت که نقش ها، ساختار حکمرانی، انتخاب چرخه زندگی و غیره را بررسی می کند.

علت اهمیت پرونده تجاری چیست؟

• پرونده تجاری به پیشرفت پروژه و پیشبرد اهداف آن کمک می کند؛ در واقع نبود این سند می تواند بزرگ ترین و قدرتمند ترین پروژه ها را هم با مشکلاتی مواجه کند.
• یک سند تجاری باید منطبق بر واقعیت و هم راستا با اهداف تجاری سازمان باشد؛ در غیر این صورت، کاملا بی فایده خواهد بود و منفعتی به سازمان نمی رساند.
• پرونده تجاری باید به هرگونه سوال در زمینه چیستی، چرایی و چگونگی روند یک پروژه پاسخ بدهد و در این صورت است که می توان از آن به عنوان یک منبع و مرجع در طول فرآیند تکمیل پروژه استفاده کرد.

مراحل تهیه پرونده تجاری چیست؟

اگر می خواهید یک پرونده تجاری بنویسید، فقط کافی است:

• تحقیقاتی در مورد بازار، میزان رقابت کسب و کار ها و محصولات جایگزین که می توان تولید کرد، داشته باشید.
• پس از آن، یک مقایسه و ارزیابی کلی در مورد پروژه خود با سایر پروژه های هم هدف داشته باشید و رویکرد خود را در کسب کار مشخص کنید.
• حال وقت آن فرا رسیده است که داده های مرتبط را جمع آوری کرده و اهداف، استراتژی ها و گزینه های خود را بر مبنای داده ها انتخاب کنید.
• در مرحله آخر، باید همه چیز را مکتوب و مستند سازی کنید.

بخش‌های اصلی یک پرونده تجاری چیست؟

هر پرونده تجاری از چند بخش اصلی و مهم تشکیل شده است؛ پرونده تجاری شما باید آنقدر کامل و قابل فهم باشد که خواننده را به سمت مشکلات و راه حل های حل مشکل راهنمایی کند و در نهایت به او برای تصمیم گیری بهتر کمک کند. مهم ترین بخش های یک پرونده تجاری عبارت اند از:

• خلاصه اجرایی؛ کوتاه شده هر پرونده تجاری که ابتدای پرونده قرار می گیرد و یک دیدگاه کلی و سریع از پروژه به سهام داران و ذی نفعان می دهد، خلاصه اجرایی نام دارد.

• شرح و تعریف پروژه؛ در این بخش باید اطلاعات کلی پروژه ذکر شود؛ اطلاعاتی نظیر اهداف تجاری و طرح کلی پروژه.

• اهداف و چشم انداز ها؛ در این بخش کارهایی که می خواهید انجام دهید، اهدافی که از انجام پروژه دارید و مواردی که باید تحویل دهید را بنویسید.

• تعیین محدوده پروژه؛ وظایف هر فرد برای رسیدن به اهداف تجاری، مواردی که باید انجام و تحویل داده شود، در این بخش قید می شود.

• اطلاعات زمینه ای؛ مشکلات احتمالی که ممکن است در جریان انجام پروژه رخ دهد و راه حل های احتمالی برای حل آنان و نحوه هماهنگی با اهداف و چشم اندازها و برنامه های استراتژیک در این قسمت می آید.

• معیارهای موفقیت و الزامات ذی نفعان؛ الزامات نقش تعیین کننده ای در موفقیت پروژه دارند و میزان کمیت و کیفیت آن بسته با نوع پروژه متفاوت است. جمع آوری و نوشتن الزامات به پیش بینی میزان موفقیت پروژه کمک می کند.

• ایجاد طرح پروژه؛ پس از تکمیل موارد فوق، نوبت به ایجاد طرح پروژه می رسد؛ در این قسمت وظایف لازم برای انجام پروژه مشخص می شود؛ پس از تعیین وظایف مدت زمان انجام هر کدام باید تخمین زده شود؛ الگوی ساختار شکست می تواند به تکمیل ایحاد طرح پروژه کمک کند. برای ایجاد طرح پروژه می توان از نرم افزارهای و نمودارها استفاده کرد.

• بودجه پروژه؛ تخمین هزینه های انجام و تکمیل پروژه در این قسمت ذکر می شود.

• زمان بندی پروژه؛ این بخش مربوط به زمان بندی و تخمین مدت زمان انجام هر فعالیت و پروژه است.

• حاکمیت پروژه؛ قوانین و خط مشی مدیریت پروژه در این بخش ذکر می شود؛ مسئولیت ها و نقش هایی که هریک از اعضای تیم دارند و نحوه تصمیم گیری برای اداره پروژه به این قسمت مربوط است.

• برنامه ارتباطی؛ برنامه ارتباطی دربرگیرنده مراحل ورود و انجام یک پروژه و آگاهی رسانی به ذی نفعان از روند انجام پروژه است.

• گزارش های پیشرفت؛ میزان پیشرفت برنامه ریزی شده، میزان پیشرفت واقعی و مقایسه این دو در طول پروژه و نظارت و پیگیری مدیران بر روند کار در این قسمت آورده می شود. در این بخش می توان از نرم افزارها و ابزارهای پیشرفته استفاده کرد.

• ارزیابی مالی؛ در این بخش هزینه ها و منافع مالی پروژه نوشته و مقایسه می شود؛ مدیران در این بخش توضیح می دهند که چگونه منفعت مالی بیشتر از هزینه های انجام خواهد بود.

• ارزیابی بازار؛ در این قسمت باید ارزیابی خود نسبت به بازار، فرصت ها و تهدیدات را بنویسید.

• تجزیه و تحلیل رقیب ها؛ همان طور که مشخص است، باید رقیب های مستقیم و غیر مستقیم خود را پیدا کنید و در نهایت نقاط قوت و ضعف محصولات و استراتژی های خود را با رقبا پیدا کنید.

• تجزیه و تحلیل SWOT؛ با کمک این روش تجزیه و تحلیل می توانید نقاط قوت و ضعف خود، تهدیدات و فرصت های سازمانی را پیدا کنید.

• استراتژی بازاریابی؛ در این قسمت باید مواردی همچون، کانال های توزیع، محصولات، مشتریان هدف، نوع تبلیغات و روش های قیمت گذاری را توصیف کنید.

• ارزیابی ریسک؛ هر پروژه ای ممکن است با برخی خطرات احتمالی رو به رو شود و اولین گامی که مدیران پروژه در شروع کار باید بردارند، شناسایی و ارزیابی خطرات مرتبط با فعالیت ها در هر پروژه است.

نکته

برخی سازمان ها یک الگو و قالب مشخص برای پرونده تجاری خود دارند و بر اساس این الگو، بیزینس کیس خود را می نویسند؛ شما نیز می توانید الگوی مشخصی برای نوشتن پرونده تجاری خود داشته باشید. 

چک لیست پرونده تجاری

نخستین گامی که برای نوشتن یک پرونده تجاری باید برداریم، آماده کردن یک چک لیست است. در چک لیست خود باید موارد زیر را بنویسید:

• چشم انداز و هدف؛ باید بدانید چه کاری می خواهید انجام دهید.
• سهام داران؛ سهام داران را بشناسید، با آن ها ملاقات کنید و سهم هریک را مشخص کنید.
• مشخصات و الزامات؛ قرار است چه کاری انجام دهید و نحوه انجام فعالیت های شغلی به چه صورت است.
• برنامه پروژه؛ چه زمانی پروژه را شروع و چه زمانی آن را به پایان می رسانید.
• بودجه؛ بودجه ای که برای انجام پروژه در نظر گرفته اید، چقدر است.
• تخصیص منابع و ایجاد یک برنامه؛ اعضای تیم باید مشخص شوند و وظایف هرکدام شرح داده شوند و در نهایت یک جدول زمانی برای انجام وظایف هرکدام در نظر گرفته شود.

مزایای داشتن پرونده تجاری چیست؟

پرونده تجاری نقش مهمی در موفقیت پروژه ایفا می کند؛ برخی از مهم ترین مزایای داشتن پرونده تجاری عبارت اند از:

• انتقال اطلاعات سطح بالا موثر بر تصمیم گیری
•  بررسی بودجه مورد نیاز برای شروع یک پرونده تجاری
• شناسایی و ارزیابی گزینه های جایگزین
• مقایسه منافع و هزینه های نسبی
• کمک به برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری بهتر
• همسو کردن نظرات و انتظارات ذی نفعان و سرمایه گذاران با رویکرد پروژه
• افزایش احتمال موفقیت پروژه
• مشخص کردن نقاط عطف پروژه
• مشخص کردن دلیل سازمان برای سرمایه گذاری
• ارائه هزینه های متناسب برای سرمایه گذاری با بررسی درآمد و هزینه سازمان
• و دیگر مزایا.

چگونه یک پرونده تجاری بنویسیم؟

برای نوشتن یک پرونده تجاری باید از 4 مرحله عبور کنید؛ بهتر است قبل از آغاز پروژه پرونده تجاری خود را بنویسید:

گام نخست؛ مشکلات کسب و کار خود را شناسایی کنید.

هر پروژه با یک هدف مشخص ایجاد می شود و معمولا هدف از ایجاد هر پروژه ای حل یک مشکل تحاری یا ایجاد یک فرصت تجاری است. شما باید متناسب با نیاز سازمان پیش بروید و اولین کاری که باید انجام دهید این است که مشکل و فرصت را پیدا کنید و به توصیف آن بپردازید و سپس در یک چارچوب زمانی مشخص برای حل و ایجاد آن اقدام کنید.
برای شروع می توانید جو اقتصادی و چشم انداز رقابتی را بررسی کنید و زمان بندی پروژه را آغاز کنید.

گام دوم؛ راه حل های جایگزین را شناسایی کنید.

از کجا باید بفهمید که کاری که انجام می دهید، بهترین راه حل برای پیش برد پروژه است؟ مشخصا انتخاب راه حل مناسب سخت است و مسیر موفقیت پروژه با فرضیات بی پایه و اساس همواره نمی شود. برای اینکه تمرکز خود را محدود کنید و بهترین راه حل را شناسایی کنید، پس از انجام تحقیقات مربوطه بهتر است 6 کار را انجام دهید:

• توجه به راه حل های جایگزین
•  کمی کردن مزایای هر راه حل 
• پیش بینی هزینه های هر راه حل 
• امکان سنجی اجرای هر راه حل
• تشخیص خطرات و مسائل مربوط به هر راه حل
• مستند کردن موارد گفته شده در پرونده تجاری

گام سوم؛ یک راه حل ترجیحی پیدا کنید.

در این مرحله باید راه حل های مختلف را اولویت بندی کنید و پیش از اولویت بندی بهتر است معیارهای مشخصی برای تنظیم آن داشته باشید؛ مثلا از یک مکانیسم امتیاز دهی استفاده کنید تا بتوانید بهترین راه حل را پیدا کنید. برخی از کارهایی که می توانید برای اولویت بندی و یافتن بهترین راه حل انجام دهید، شامل موارد زیر می شود:

• نمره دهی یک تا ده بسته به هزینه و فایده راه حل
• امتیاز دهی بر اساس مهم بودن راه حل برای شما
• اضافه کردن معیارها مختلف برای رتبه بندی راه حل ها

حال صرف نظر از رویکردی که دارید، اعداد را با یکدیگر جمع کرده و بهترین راه حل را پیدا کنید؛ توجه کنید راه حل ها را در پرونده تجاری خود مکتوب کنید.

مرحله چهارم؛ روش اجرا را شرح دهید.

تا این مرحله شما مشکل یا فرصت کسب و کار خود و نحوه دستیابی به آن را پیدا کردید؛ حالا وقت آن فرا رسیده که سهام داران را متقاعد کنید که سرمایه گذاری بر روی این پروژه به نفع آن ها است و شما بهترین راه حل های ممکن را برای اجرای پروژه پیدا کردید.
به همین دلیل مستند سازی اهمیت بسیاری دارد و یک مسیر عملی برای حل مشکل ارائه می دهد.

سبک و زبان مناسب نوشتن پرونده تجاری

• توجه داشته باشید به هنگام نوشتن پرونده تجاری تا حد ممکن از به کار بردن اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید، زیرا افرادی که این سند را می خوانند، اطلاعات تخصصی ندارند.
• برای نوشتن این سند، از جملات ساده و کوتاه استفاده کنید و در متن از عناوین فرعی استفاده کنید.
• بین هر پاراگراف به اندازه یک خط فاصله بگذارید و طول پاراگراف ها نهایتا باید چهار تا پنج خط باشد.
• در پرونده تجاری خود احساس نیاز ایجاد کنید و فرصت تصمیم گیری برای مخاطب به وجود آورید.

بازنویسی و تصحیح پرونده تجاری

پس از اتمام کار، سند خود را دوباره بخوانید و در صورت امکان دوباره آن را بازنویسی کنید. بهتر است بازنویسی پرونده یک روز پس از اتمام آن انجام شود اما اگر زمان کافی ندارید، کمی به خود استراحت دهید و بازنویسی آن را به چند ساعت بعد موکول کنید؛ کمک گرفتن از یک شخص دیگر، می تواند مفید باشد.

پرونده تجاری یا Business case در PMBOK چیست؟

منظور از پرونده تجاری در PMBOK، یک مطالعه امکان سنج اقتصادی است که با استفاده از آن می توان اهداف کار را اعتبار سنجی کرد و از آن برای تصویب فعالیت های مدیریت در پروژه های آینده استفاده کرد.

در این سند، اهداف و دلایل شروع یک پروژه لیست می شود و میزان موفقیت پروژه نسبت به اهداف ابتدایی مورد بررسی قرار می گیرد. از این سند می توان در تمام طول مدتی که پروژه در حال انجام است، استفاده کرد.

لازم به ذکر است که این سند را باید پیش از شروع پروژه تهیه کرد تا به وسیله آن بتوان برای پروژه تصمیم گیری کرد.

در این سند مواردی مانند نیازمندی های کسب و کار یعنی فرصت های کسب و کار و مشکلات، تحلیل وضعیت به معنای شناسایی استراتژی های سازمان و مشکلات و علت مشکلات، پیشنهادات و ارزیابی کلی پیشنهادات مورد بررسی قرار می گیرد.

جمع بندی ای سنج

در این مقاله در مورد پرونده تجاری (Business Case) صحبت کردیم. پرونده تجاری یک سند توجیهی، مکتوب و دارای ساختار برای ارائه طرح کلی پروژه، اهداف آن، مزایا و هزینه ها و چرایی و چگونگی اجرای یک پروژه است.
پرونده تجاری احتمال موفقیت پروژه را بیشتر می کند و باعث می شود که سهام داران متقاعد به سرمایه گذاری بر روی پروژه شوند.

آیا مطلب فوق برای شما مفید واقع شد؟ آیا تا به حال تجربه نوشتن پرونده تجاری را داشته اید؟ لطفا نظرات، دیدگاه و تجربیات ارزشمندتان را با ما در میان بگذارید.

سوالات متداول