مدیریت زمان و اهمیت آن

برای رسیدن به هدف در زندگی یکی از مهمترین کارها مدیریت درست و زمان بندی دقیق است. با این حال همه ما همواره در برنامه ریزی مشکل داشته و احساس می کنیم هی چوقت به کارهایمان نمی رسیم. در این مقاله با ما همراه باشید تا در رابطه با مدیریت زمان و اهمیت ان بیشتر صحبت کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

اصطلاح مدیریت زمان شامل مجموعه ای از راهبردها برای کمک به افراد جهت غلبه بر نقایص استفاده از زمان است. در تعریف آن می توان به موارد زیر اشاره کرد:

انجام درست تکلیف در زمان درست و به موقع؛

اختصاص مناسب کار و زمان به گونه ای که فرد به اهداف مطلوب برسد

سازمان دهی مناسب، کارآمد و کنترل زمان در همه جنبه های زندگی.

لکین در کتاب کلاسیک مدیریت زمان «چگونه وقت و زندگیمان را کنترل کنیم» مدیریت زمان را به عنوان یک فرایند دو مرحله ای تلقی می کند.

در مرحله اول فرد نیازها را تعیین می کند و می خواهد، سپس آنها را بر حسب اهمیت شان درجه بندی می کند. فعالیتهای خاص در مورد اولین مرحله شامل تنظیم هدف برای رسیدن به این نیازها، اولویت بندی کردن تکالیف برای انجام آنها هستند.

مرحله دوم شامل جور نمودن این تکالیف مهم با زمان و منابع موجود بوسیله برنامه ریزی، طرح ریزی و فهرست کردن می باشد. بدین ترتیب آدمی می تواند تکالیفی انجام دهد که اثربخشی او را در کار و زندگی بهبود می بخشند.

مدیریت زمان بهره برداری مطلوب از وقت در جهت دستیابی به اهداف و به حساب آوردن هر دقیقه و حذف کارهای غیرضروری و پرداختن به ماهیت اصلی کار است.

مدیریت زمان در واقع مدیریت شخصی است که مدیریت زندگی و مدیریت خود است. یعنی توانایی تعیین اهداف، برنامه ریزی و سازماندهی برای رسیدن به اهداف در زندگی.

ضرورت و اهمیت مدیریت زمان

وقت طلاست جمله ای است ساده که همه با آن آشنا هستند و گاه و بی گاه آن را به خود یادآوری می کنند، این جمله اهمیت زمان را نشان می دهد. امروز می گویند: «وقت همه چیز است.» این هم جمله ساده ای است که بر اهمیت زمان بیشتر تاکید می کند. با تحقیقات انجام شده هنوز در مورد درک درست این قبیل باورها از سوی انسانها تردید وجود دارد. چرا که بسیاری از ساعات شبانه روز در زندگی ما وجود دارد که می توانیم به خوبی از آن استفاده کنیم اما چنین چیزی روی نمی دهد و هم چنان برای انجام کارهایمان منتظر فرصت مناسب هستیم. غافل از این که اوقات ما به انتظار تلف می شود. چون راه به چنگ آوردن و استفاده از آنها را نیاموخته ایم بلکه با استفاده مکرر از جمله وقت ندارم خود را از هر گونه مسئولیتی در قبال زمان رها کرده ایم.

 

معرفی دوره آموزشی

پیشنهاد می کنیم برای تقویت اراده خود از دوره آموزشی انضباط شخصی که در 19 جلسه تنظیم شده است، استفاده کنید.

آموزش مدیریت استرس

افراد با توجه به جنبه های گوناگون زندگی انسانی، هدفهای مختلفی را اعم از اهداف شخصی، خانوادگی، شغلی و اجتماعی دنبال می کنند. علاقه به یک رشته ورزشی خاص و یا مطالعه کتابهای رمان لزوم رسیدگی به امور تحصیلی فرزندان و یا رفتن به مسافرت با خانواده، برنامه ریزی برای افزایش کیفیت تولید محصول در کارخانه و یا تهیه یک دستوالعمل دقیق به شرکت در فعالیتهای سیاسی و مراسم مذهبی و... شکلهای مختلفی از هدفهای پیش گفته اند که به زندگی ما معنی و مفهوم می بخشند. استفاده موثر از زمان شرطی برای دستیابی به همه این اهداف است.

در حقیقت به نظر می رسد فقط تعداد کمی از مدیران و کارکنان آن طور که باید از زمان بهره می گیرند کارکنان معمولا با کمبود وقت مواجهه هستند و همواره نگران عقب افتادن برنامه ها و کارهایشان می باشند. بعضی از مدیران از نظر وقت خیلی در مضیقه اند و حتی معمولا مقدار زیادی کار نیمه تمام را به خانه می برند. برخی کارکنان هم ممکن است به کارهای غیرضروری ولی جالب بسنده کنند. اما از انجام کارهایی که منطقا باید به آنها توجه شود، غفلت می کنند. در مقابل تعدادی از کارکنان بیشتر از آنچه وقت دارند کار می کنند کسانی نیز هستند که به راحتی وظایف خود را به دیگران تحمیل می کنند. نبود مدیریت زمان کاهش بهره وری را به دنبال دارد.

عوامل منفی تاثیرگزار بر مدیریت زمان

عوامل اصلی در عدم استفاده بهینه از زمان را می توان به سه منبع نسبت داد:

وضعیت اجتماعی قومی

مداوم می گوییم فرهنگ ما و قومیت ما زمان را نمی شناسد، به آن اهمیت نمی دهد و ارزشی برای آن قائل نیست. اما بیش از هر چیز وضعیت اجتماعی ما حکم می کند که زمان عاملمهمی در زندگی روزمره و کاری ما نباشد. این وضعیت اجتماعی شامل این موارد است:

1- عدم شناخت اصل بهره وری و تاثیر آن بر توسعه شخصی، اقتصادی و اجتماعی

2- ذهنیت و تمایل فراوان برای داشتن تعطیلی

3- فرهنگ قناعت و بردباری و اعتقاد فراوان به قضا و قدر و دخالت دادن آن در کار و حرفه و وظایف سازمانی

4- وجود پررنگ ذهنیت خودمحوری و گریز از کار گروهی

 ساختار سازمان

سازمان های بسیاری هستند که از یک کوشش برای بالا بردن سود و منافع و بهره وری دارند. از طرف دیگر امکانات آن را (ناآگاهانه) مهیا نمی کنند.

1- مشخص نبودن حد و حدود اختیارات و حیطه مسئولیتها

2- عدم توجه مطلوب به تنظیم روشهای ارتباطات داخلی سازمانی

3- وجود فرهنگ «اگر باید صورت بگیرد خودش می گیرد.»

4- برای بیشتر از یک رئیس کار کردن

5- نبودن شناخت درست از اصل وجود شرح وظایف و مشخصات فردی

6- رد و بدل شدن و یا وجود اطلاعات ناقص و یا غلط در سیستم های اداری و اجرایی

برنامه ریزی شخصی

1- نداشتن برنامه ریزی مشخص

2- عدم توجه به اتلاف کنندگان وقت

3- تعلل

فواید مدیریت زمان

مسلما اگر زمان در نظر گرفته شده برای انجام کاری با تعمق تخمین زده شود و اگر کار به موقع شروع شود و بر طبق برنامه جلو برود الزامی به کوششهای مایوسانه برای تکمیل کار در لحظات آخر و احیانا دست زدن به اعمال متهورانه نخواهد بود. سودمندیهای مدیریت زمان به شرح زیر است:

احتراز از ابتلا به پریشانی و سردرگمی

افزایش بازدهی و مدیریت و کارایی

دستیابی موفقیت آمیز به اهداف

جمع بندی ای سنج

با توجه به آنچه گفته شد مدیریت زمان نیازمند برنامه ریزی دقیق و تلاش برای چلوگیری از اتلاف وقت است. شاید بتوان بیشترین عامل مضر برای مدیریت زمان را تعلل ورزی دانست. تعلل و به تعویق انداختن کارها بزرگترین دزد زمان است و باعث می شود تا نتوانیم در زندگی به خودنظم بخشی برسیم.

نظر شما در رابطه با مدیریت زمان چیست؟ آیا شما هم برای تنظیم و برنامه ریزی جهت رسیدن به اهداف خود دچار مشکل هستید؟ سوالات و نقطه نظرات خود در این رابطه را با ما به اشتراک بگذارید.