ساختار سازمانی چیست | نحوه طراحی آن

ساختار سازمانی یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که هر سازمانی باید به آن توجه داشته باشد، به همین دلیل باید ساختار سازمانی مناسب و هدفمندی را داشته باشید.

هر چقدر که تعداد کارمندان یک سازمان افزایش می‌یابد ساختار سازمانی باید به صورت اصولی طراحی شود. سوال اصلی اینجاست که آیا برای سازمان خود، ساختار مناسبی را اتخاذ کرده‌اید؟ قصد دارید که در ساختار سازمان خود، تجدید نظر کنید؟

در این نوشتار از ای سنج به صورت کامل و جامع، همه مباحث مربوط به ساختار سازمانی اصولی و حرفه‌ای، بررسی می‌شود تا بتوانید برای سازمان خود، بهترین تصمیمات را اتخاذ کنید.

ساختار سازمانی چیست و چه اهمیتی دارد؟

اگر به تازگی قصد دارید بهترین ساختار سازمانی را برای شرکت خود طراحی کنید نیاز است که با تعریف این اصطلاح آشنا شوید:

ساختار سازمانی چارچوبی است که وظایف، مسئولیتها و خطوط ارتباطی را در یک سازمان مشخص می‌کند. این ساختار به طور کلی به صورت نمودار سازمانی ترسیم می‌شود.

ساختار سازمانی دارای سه مولفه مهم است:

وظایف و مسئولیت‌ها

ساختار سازمانی وظایف و مسئولیت های هر یک از کارکنان را مشخص کرده این امر به جلوگیری از تداخل وظایف و افزایش کارایی کمک می‌کند.

راهنمای روزانه

ساختار سازمانی به عنوان یک راهنمای روزانه است که برای مدیریت وظایف، تعامل و گزارشگری کارمندان استفاده می‌شود و به کارمندان کمک می‌کند تا بدانند که چه کاری باید انجام دهند، با چه کسی باید ارتباط برقرار کنند و به چه فردی باید گزارش دهند.

حل مسائل

ساختار سازمانی روشی سریع برای کمک به کارکنان است تا خیلی سریع، مشکلات مربوط به سازمان را برطرف کنند. این امر به جلوگیری از اتلاف وقت و افزایش کارایی کمک می‌کند.

صرف نظر از اندازه سازمان، مرحله رشد یا نوع فعالیت، هر کسب و کاری برای دستیابی به موفقیت به یک ساختار سازمانی منسجم و کارآمد نیاز دارد.

3 عامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی چیست؟

این 3 عاملی که در ادامه بررسی می‌کنیم باید در هنگام طراحی ساختار سازمانی به طور کامل به آن توجه شود:

چشم انداز بلندمدت شرکت

چشم‌انداز بلندمدت، تصویری روشن و الهام‌بخش از آینده‌ی تجارت شما است. این تصویر، اهداف و مقاصد بلندمدت شما را مشخص می‌کند و به عنوان یک راهنمای مسیر برای تصمیم‌گیری‌ها و اقداماتتان عمل می‌کند.

باید به صورت واضح مشخص کنید که شرکت شما به چه اهدافی در آینده دست پیدا می‌کند؟

ساختار سازمانی مانند یک نقشه جامع است که شما را در این مسیر، همراهی می‌کند.

بررسی مشتریان و نحوه ارتباط آن‌ها با سازمان

هر کسب و کاری برای موفقیت پایدار، نیازمند تعهد به مشتریان خود و ارائه تجربه‌ای ارزشمند و فراتر از انتظارات آنها است. این تعهد، شامل درک عمیق نیازها و خواسته‌های مشتریان، ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا، و ایجاد ارتباطی قوی و پایدار با آنها می‌شود. با توجه به این موارد، می‌توانید یک ساختار سازمانی مناسبی را ترسیم کنید.

مزایای رقابتی سازمان شما

سومین عامل مهم در ساختار سازمانی، توجه به نحوه ارائه خدمات و تمایز شما با رقبا است، شما باید مشخص کنید که چرا مشتری باید از خدمات یا محصولات شما استفاده کند؟ کارمندان شما چه نقشی در این موضوع دارند؟

فرایند طراحی ساختار سازمانی چیست؟

تا این قسمت از نوشتار، با اهمیت ساختار سازمانی و عوامل تاثیرگذار، آشنا شدیم. هم اکنون موضوع مهمی را بررسی می‌کنیم تا بتوانید یک ساختار سازمانی مناسب را طراحی کنید.

برای طراحی ساختار سازمانی مناسب، توجه به موارد زیر بسیار مهم است:

برنامه‌ریزی برای آینده

اولین قدم این است که گام‌هایی که برای رسیدن به اهداف سازمانی را نیاز دارید بررسی کنید، چه فعالیت‌هایی را هنوز انجام نداده‌اید؟ 

اگر کسب و کار خود را به تازگی راه‌اندازی کرده‌اید باید برنامه 3 تا 5 ساله را تدوین کنید، برای کسب و کارهای قدیمی، برنامه 10 ساله مناسب است.

توجه به فعالیت‌های گذشته

در فرایند طراحی ساختار سازمانی، توجه به تجارب گذشته از اهمیت بالایی برخوردار است. با بررسی عملکرد گذشته، می‌توان درس‌های ارزشمندی آموخت و از تکرار اشتباهات مشابه جلوگیری کرد.

سعی کنید مشکلات موجود در سازمان را شناسایی و در ساختار سازمانی، ضعف‌ها را پوشش دهید.

طراحی ساختار سازمانی

در این قسمت می‌توانید ساختار سازمانی را بدون نام کارمندان، طراحی کنید که شامل موارد زیر است:

• روند کاری بهینه : وظایف و مسئولیت‌ها به طور واضح مشخص شده باشند.
• دستیابی به اهداف: ساختار به گونه‌ای باشد که دستیابی به اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان را تسهیل کند.
• خدمت به مشتریان: ساختار سازمانی باید نیازها و انتظارات مشتریان را به طور کامل برآورده کند.

در ساختار سازمانی، سازماندهی کارمندان، بسیار مهم است که می‌توانید به صورت زیر عمل کنید:

• بر اساس عملکرد
• بر اساس ناحیه 
• بر اساس خط تولید

اضافه کردن کارمندان به ساختار سازمانی

پس از طراحی ساختار سازمانی جدید، اگر سازمان شما در حال حاضر فعال است و باید اسامی کارمندان را اضاف کنید. این فرایند شامل نکات زیر است:

تجزیه و تحلیل شایستگی‌ها

• مهارت‌ها
• دانش
• تجربیات
• انگیزه
• تعهد

مقایسه شایستگی‌ها با الزامات نقش

• شرح وظایف
• مسئولیت‌ها
• انتظارات

استفاده از معیارهای شفاف و عینی

• عملکرد گذشته
• تناسب مهارت‌ها و دانش
• پتانسیل رشد و توسعه
• تعهد و انگیزه

ملاحظات اخلاقی و انسانی

• انصاف و عدالت
• احترام به حقوق و احساسات کارکنان

ارائه فرصت‌های توسعه و ارتقای شغلی

• آموزش
• مربیگری
• پشتیبانی

ایجاد تعادل بین اقتدار و مسئولیت

یکی از اصول کلیدی در طراحی ساختار سازمانی، ایجاد تعادل بین اقتدار و مسئولیت است. به عبارت دیگر، کارمندان در هر سطحی از ساختار باید به تناسب وظایف و مسئولیت‌هایی که بر عهده دارند، از اختیارات لازم نیز برخوردار باشند. عدم تعادل در این زمینه می‌تواند منجر به نارضایتی و عدم کارایی کارکنان شود.

اضافه کردن داده‌ها و معیارهای کارمندان به ساختار سازمانی

پس از طراحی ساختار سازمانی، اضافه کردن داده‌ها و معیارهای مربوط به کارمندان به آن، گامی مهم در جهت تکمیل و جامعیت آن است. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا تصویری دقیق‌تر و کامل‌تر از هر فرد در هر نقش داشته باشید و درک عمیق‌تری از عملکرد کلی سازمان خود به دست آورید.

مزایای اضافه کردن داده‌ها و معیارهای کارمندان شامل این موارد است:

• ارزیابی دقیق‌تر عملکرد کارمندان: با استفاده از معیارهای کلیدی مانند KPIها، می‌توانید عملکرد هر کارمند را به طور دقیق‌تر ارزیابی کنید و نقاط قوت و ضعف آنها را شناسایی کنید.
• تصمیم‌گیری بهتر در مورد منابع انسانی: با داشتن اطلاعات کافی در مورد کارمندان، می‌توانید در مورد استخدام، آموزش، ارتقای شغلی و سایر مسائل مربوط به منابع انسانی تصمیمات آگاهانه‌تر و بهینه‌تری اتخاد کنید.
• شناسایی و پرورش استعدادها: با استفاده از داده‌ها و معیارها، می‌توانید استعدادهای برتر در سازمان خود را شناسایی کنید و به آنها در ارتقای مهارت‌ها و توانایی‌هایشان کمک کنید.
• افزایش انگیزه و تعهد کارکنان: وقتی کارمندان احساس می‌کنند که عملکردشان به طور منظم رصد و ارزیابی می‌شود، انگیزه و تعهد آنها به کار افزایش می‌یابد.
• بهبود شفافیت و پاسخگویی: با استفاده از معیارهای شفاف و قابل اندازه‌گیری، می‌توانید شفافیت و پاسخگویی را در سازمان خود افزایش دهید.

بررسی ساختار سازمانی به صورت سالانه

• اطمینان از تناسب ساختار با اهداف و استراتژی: با گذشت زمان، اهداف و استراتژی سازمان ممکن است تغییر کند. بازنگری سالانه ساختار سازمانی به شما اطمینان می‌دهد که ساختار فعلی با اهداف و استراتژی‌های جدید همسو و سازگار است.
• شناسایی و رفع ناکارآمدی‌ها: در طول زمان، ممکن است برخی از بخش‌ها یا وظایف در ساختار سازمانی غیرضروری یا ناکارآمد شوند. بازنگری سالانه فرصتی برای شناسایی و رفع این ناکارآمدی‌ها و ارتقای کارایی سازمان فراهم می‌کند.
• افزایش انعطاف‌پذیری: دنیای تجارت دائماً در حال تغییر است. بازنگری سالانه ساختار سازمانی به شما کمک می‌کند تا ساختاری انعطاف‌پذیر ایجاد کنید که بتواند با تغییرات محیطی سازگار شود.
• بهبود انگیزه و تعهد کارکنان: ساختار سازمانی شفاف و کارآمد می‌تواند به افزایش انگیزه و تعهد کارکنان کمک کند. بازنگری سالانه فرصتی برای شفاف‌سازی وظایف و مسئولیت‌ها و ایجاد ساختاری عادلانه و منصفانه برای همه کارکنان فراهم می‌کند.

انواع ساختار سازمانی

برای اینکه بتوانید بهترین چارت ساختار سازمانی را طراحی کنید بهتر است که با انواع آن آشنا شوید:

ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی

ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی که به آن ساختار هرمی نیز گفته می‌شود، رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است. در این ساختار، زنجیره فرمان از بالا (به عنوان مثال مدیرعامل یا مدیر) به پایین (به عنوان مثال کارمندان سطح ابتدایی و سطح پایین) امتداد دارد و هر کارمندی یک سرپرست دارد.

 ساختار سازمانی عملکردی

ساختار سازمانی عملکردی نوعی ساختار سازمانی است که در آن کارمندان بر اساس تخصص و مهارت‌هایشان در بخش‌های مختلف سازماندهی می‌شوند. این ساختار شبیه به ساختار سلسله‌مراتبی است، با این تفاوت که تمرکز بیشتر بر تخصص است تا سلسله مراتب.

ساختار سازمانی تقسیم‌شده

 در این نوع ساختار، سازمان به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر کدام به طور مستقل عمل می‌کنند. این ساختار برای سازمان‌های بزرگ با محصولات یا خدمات متنوع مناسب است.

ساختار سازمانی ماتریسی

در ساختار سازمانی ماتریسی که کارمندان به طور همزمان به دو یا چند مدیر گزارش می‌دهند. این ساختار برای پروژه‌های پیچیده که به تخصص‌های مختلف نیاز دارند مناسب است.

 ساختار سازمانی تیم‌محور

در این نوع ساختار، کارکنان بر اساس تیم‌های کوچک با وظایف و اهداف مشترک سازماندهی می‌شوند. این ساختار برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش انعطاف‌پذیری، نوآوری و پاسخگویی هستند مناسب است.

ساختار سازمانی افقی

ساختار سازمانی افقی یا مسطح نوعی ساختار سازمانی است که در آن سطوح سلسله مراتبی کم و اختلاف سطح کمی بین مدیران عالی و کارمندان وجود دارد. این ساختار برای شرکت‌های کوچک، استارت‌آپ‌ها و شرکت‌هایی که به دنبال افزایش انعطاف‌پذیری و نوآوری هستند مناسب است.

ساختار سازمانی شبکه‌ای

در ساختار سازمانی شبکه‌ای، کارکنان، تیم‌ها و سازمان‌ها به طور مستقل با یکدیگر همکاری می‌کنند تا به اهداف مشترک دست پیدا کنند. این ساختار برای سازمان‌هایی که در محیط‌های پویا و متغیر فعالیت می‌کنند و نیاز به انعطاف‌پذیری و نوآوری دارند مناسب است.

سخن نهایی

برای اینکه سازمان شما در مسیر پیشرفت حرکت کند و از آن مسیر، خارج نشود نیاز است که یک ساختار سازمانی مناسب را طراحی کنید. در این نوشتار، به بررسی مزایای ساختار سازمانی، نحوه تدوین و انواع آن پرداختیم که می‌توانید با توجه به شرایط خود، بهترین ساختار سازمان را طراحی کنید.

همچنین می‌توانید از سایر مقالات ای سنج در زمینه مشاوره شغلی و کسب و کار هم بهره مند شوید.

سوالات متداول