10 راز برای نظم دادن به خود در دنیای پر هیاهو

جلسه اول این دوره را با نظم دادن آغاز می کنیم. چرا که برای مدیرت زمان لازم است که منظم و دقیق باشیم. البته مقداری بهم ریختگی بد نیست! با این حال، محیط پر هیاهو و آشفته‌ی امروز به افراد سامان یافته  احتیاج دارد. ساماندهی بدین معناست که برای مثال می دانید بعد از ظهر امروز چه کاری را باید انجام دهید، چه چیزهایی را باید در اولویت قرار دهید و وظیفه‌ی محول شده خود را بلافاصله انجام دهید تا از گرفتاری و فشردگی کارهایتان که باعث افت کیفیت کاری شما می‌شود جلوگیری کنید، که این مورد در نوع خود قابل تقدیر است.

منظم بودن چیزی نیست که نیاز باشد تا شما با آن سازگار شوید، اما برای شروع این سازگاری لازم است. با این حال، همان گونه که شما به آرامی در یک سبک زندگی منظم قرار می‌گیرید، به احتمال زیاد این سبک زندگی را به عنوان یک طرز فکر در نظر خواهید گرفت. به عنوان مثال، شما زندگی منظم تری را با همه آن چیزهایی که در آن روال همیشگی در نظر دارید را شروع می کنید. پس از گذشت مدتی طولانی، رویه و باور های شما در واقع به همان روال همیشگی تبدیل می شود و مغز شما خود را با آن روال به عنوان عادت وفق می‌دهد. در اینجا چند راه کار ساده وجود دارد که باید به‌صورت یک طرز فکر قرار بگیرد و روزانه تمرین شود تا به یک فرد منظم تبدیل شوید.

خواندن مرتب نامه‌های الکترونیکی

نکته اینجاست که تا وقتی که شما در طول روز بازه زمانی خاصی را به خواندن و پاسخ دادن تمامی نامه‌های الکترونیکی اختصاص می‌دهید، مدت زمانی که می‌خواهید نامه‌های خود را چک کنید چندان مهم نیست. صندوق ورودی شلوغ  جایی نمی رود مگر اینکه به درستی به آن رسیدگی کنید. اما چرا اختصاص زمان مشخصی برای خواندن نامه‌های الکترونیکی به طور منظم بخشی از یک فرد منظم بودن است؟

آیا توجه کرده‌اید که هر از گاهی خواندن نامه الکترونیکی یا فکر کردن به این که آیا پیام فوری ای ارسال شده است یا نه، چقدر ناخوشایند است؟  نامه‌های الکترونیکی اغلب به عنوان اختلال عمل می‌کنند. اختصاص دادن زمان برای خواندن چنین پیام هایی باعث می شود تا روی کارهایی که از قبل باید انجام می دادید تمرکز کنید.

تمرین نگرش "حالا انجامش بده!"

وقتی یک فرد منظم بعد ازمحل کار به خانه بازگشت، ترجیح می‌دهد تا کت خود را بلافاصله به جای انداختن روی کاناپه، آویزان کند، در نظر او کسانی که بعداً کت خود را آویزان می‌کنند آدم‌های خیلی بیکاری هستند، اما افراد بی نظم به احتمال زیاد خواهند گفت که اکنون برای انجام این کار حوصله ندارند! اگر کاری کمتر از 5 دقیقه طول بکشد، یک فرد منظم احتمالاً آن را همان لحظه انجام خواهد داد. اما این بدان معنا نیست که آنها هرگز چیزی را به بعد موکول نمی‌کنند. آنها ممکن است برخی از کارهایی را که در لیست امروز خود باید انجام دهند را به لیست روز بعد منتقل کنند. به طور خلاصه کارهایی که باید انجام دهند برای مدت طولانی روی زمین نخواهد ماند. افراد منظم همیشه همه چیز را مورد بررسی قرار می‌دهند.

هدف خود را به روشنی مشخص کنید

اکثریت قریب به اتفاق افراد منظم فقط به خاطر لذت بردن خودشان هر چیزی را با ترتیب مناسب انجام نمی‌دهند و هر کاری که می‌کنند در جهت هدفی خاص است. شاید دوست منظم شما دوست داشته باشد که از مهمانان در خانه خود میزبانی کند، بنابراین او تمامی وسایل خانه خود منظم می‌کند تا یک محیط راحت برای دوستان جدید خود فراهم کند و برای حفظ آن راحتی تلاش خواهد کرد. افراد منظم می‌توانند به راحتی چیزهایی که مربوط به اهداف از پیش تعیین شده اش نیستند را، رها کنند.

همیشه لیست کارهای خود را بررسی کنید

افراد منظم همواره با مسئولیت‌های خود در ارتباط هستند. آن‌ها فهمیده‌اند که تصمیم گیری همه آن چیزی است که باید انجام دهند. آن‌ها ترجیح می‌دهند برای کاهش این بار و آزاد کردن بخشی از انرژی ذهنی که برای به خاطر سپردن استفاده می‌شود، همه چیز را روی کاغذ بیاورند. از این رو دیگر نیازی نیست که در طول شبانه روز به کارها فکر کنید. همچنین این روش می‌تواند به شما کمک کند تا خواب بهتری داشته باشید. علاوه بر این، نوشتن کارها در لیست، ریسک از دست دادن کارهای مهم را از بین می‌برد. اما درنظر داشته باشید که کارهای تمام نشدنی مانند ظرف شستن، رفت و آمد به محل کار یا غذا خوردن و...

 که باید در طول روز انجام ‌شود را شامل این لیست نکنید زیرا ممکن است فقط شما را در خود غرق کند و این که اجازه ندهید این لیست، خود باعث استرس شما شود.

از انجام چند کار به صورت هم زمان خودداری کنید

  بهره وری بیشتر، به این معنی نیست که باید چندین کار را همزمان انجام دهید. گاهی اوقات، انجام چند کار به صورت هم زمان نتایج پروژه یا کار شما را از نتیجه مطلوب دور می‌کند و از کیفیت کار شما کم می‌کند. انجام چند کار هم زمان اساساً توجه شما را به آن‌ها کاهش می‌دهد. نداشتن تمرکز کافی برای انجام کارهایی که در دست شماست ممکن است کاهش کیفیت آن را نیز به همراه داشته باشد. در راستای منظم بودن، افراد تاثیرگذار و کارآمد کارها و وظایفشان را تک به تک انجام می‌دهند تا تمرکز و توجه کامل خود را به هر یک اختصاص دهند. تمام هشدارهای مزاحم نامه‌های الکترونیکی، سر و صدای تلویزیون ، زنگ تلفن را برای حفاظت از وقت خود خاموش کرده‌اند.

توانایی "نه" گفتن را بیاموزید

والدین شما و البته جامعه به شما یاد داده است که چگونه سخاوتمند باشید و به نیازمندان کمک کنید. اما شما سوپرمن نیستید و این قدرت را ندارید که هر بار که به شما نیاز داشتند به آن‌ها کمک کنید.

"اما اغلب هنگامی که از من تقاضای کمک می‌شود و کمک نمی‌کنم احساس گناه می‌کنم."

اگر شما تمام وقت موجود در دنیا را در اختیار خود دارید که می‌توانید همه کسانی را که نیاز به کمک دارند را نجات دهید (مراقب باشید، آنها بی‌شمارند)، پس احتمالاً می‌توانید این کار را انجام دهید. متاسفم که این را می‌گویم اما، شما فقط یک انسان هستید که مدت زمان محدودی روی زمین است و هنوز کارهای خیلی زیادی برای انجام دادن به خاطر خودتان دارید. پس بعضی اوقات برای رد کردن درخواست کمک دیگران احساس بدی نداشته باشید. انسان‌های دیگری به جای شما هستند که به آنها کمک کنند. پس نفس راحتی بکشید و برنامه زمانی خود را به گونه‌ای تنظیم کنید تا به افراد نیازمندی که گاها سر راه شما قرار می‌گیرند کمک کنید. زمانی که بتوانید این برنامه را اجرا کنید آنگاه تمام حواس شما متوجه کار خودتان خواهد بود.

ذهنیت "من می‌توانم همه کارها را خودم انجام دهم "را دور بریزید 

همه افراد نقاط ضعف و نقاط قدرت دارند. افراد منظم این واقعیت را میپذیرند و بر این اساس نیز عمل می‌کنند. باید بپذیرید که نمی توانید همه کارها را به تنهایی انجام دهید. اگر می‌خواهید همه کارها را به راحتی انجام دهید و از استرس به دور باشید یاد بگیرید که در صورت نیاز کمک بگیرید. این‌گونه عمل کردن حتی می‌تواند احساس ارزشمند بودن نسبت به خودتان را منعکس کند.

افراد منظم می‌دانند که زمان آن‌ها ارزشمندتر از آن است که هر چیز کوچک را کند و کاو کنند. در نظر گرفتن زمان به عنوان یک منبع با ارزش می‌تواند به اختصاص دادن موثر هر ساعت به چندین کار مختلف کمک کند. ممکن است برای افراد موفق و کمال گرا سخت باشد که راه و روش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. در هرحال، حمایت بین فردی در کنترل استرس و پیگیری کارها مفید است.

با نقص‌ها صلح کنید

این واقعیت را بپذیرید که همه چیز نمی‌تواند عالی باشد، و نباید هم باشد. بعضی اوقات بهتر است چیزی را پیدا کنیم که "به اندازه کافی خوب" است تا اینکه کامل باشد. در واقعیت، کسانی که همیشه به دنبال کامل بودن هستند، در نهایت به طور باورنکردنی بی نظم اند. آن‌ها فقط روی جزییات خوب و کامل تمرکز می‌کنند و در نهایت با این رویه ساکن می‌مانند و پیشرفتی نمی‌کنند. علاوه بر این، هدف گذاری برای رسیدن به کمال غالباً منجر هدر دادن مقدار نامتناسبی از انرژی، زمان و منابع می‌شود که ممکن است به نتیجه ای دور از انتظار برسد.

آماده باشید

آماده بودن بهترین انتخاب است، افراد منظم هرگز بدون آمادگی به میدان جنگ نمی‌روند. فرض کنید که شما هفته آینده یک سخنرانی دارید، بنابراین بهتر است این هفته در اوقات فراغتتان روی آن کار کنید و خودتان را آماده کنید. افراد منظم میزان زمان لازم برای انجام چیزی و زمان باقی مانده برای انجام آن را مشخص می‌کنند. اگرچه هر کس راه‌کار متفاوتی را برای رعایت مهلت انجام کارها دارد، اما افراد منظم معمولاً ترجیح می‌دهند تا برای آن برنامه منظمی تنظیم کنند تا به کارهای بعدی خود برسند.

 آماده روبرو شدن با ناملایمات باشید

جدا از آماده کردن کارهایی که باید انجام دهید، آماده سازی خود برای حل یا مواجهه با آشفتگی نیز از جنبه های ضروری نظم دهی است. در قدم اول تعیین کنید که چه اتفاقاتی ممکن است رخ دهد، بنابراین می‌دانید که در صورت وقوع آن چه کاری باید انجام دهید.

جمع بندی ای سنج

برای اینکه بتوانیم زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم باید نظم داشته باشیم. همچنین برای نظم دادن در مسیر موفقیت نیازمند برنامه ریزی و مدیریت زمان هستیم. بنابراین این می توان گفت این دو مورد یعنی خودانضباطی و مدیرت زمان با هم رابطه دوسویه دارند. لطفا نکاتی که در این بخش برای ایجاد نظم به شما دادیم را به کار گیرید. البته فراموش نکنید خودنظم بخشی برای رسیدن به موفقیت کاری طولانی است و شاید تنها با 10 نکته نتوان آن را درونی کرد. جهت افزایش نظم می توانید به دوره "خودنظم بخشی در 19 روز" در مجله ای سنج مراجعه کنید. در بخش بعدی سعی 10 روش برای مدیریت زمان را به شما خواهیم گفت.

لطفا نظرات خود در رابطه با این جلسه یعنی "نکات مهم برای نظم دادن به خود" را با ما به اشتراک بگذارید.