چالش‌های ارتباطات آنلاین

با گسترش روزافزون فناوری اطلاعات و ارتباطات، ارتباطات آنلاین به بخشی جدایی‌ناپذیر از زندگی روزمره ما تبدیل شده است. شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، پیام‌رسان‌ها و پلتفرم‌های مختلفی که امکان تعاملات آنلاین را فراهم می‌کنند، شیوه ارتباط ما با یکدیگر را به طور بنیادی تغییر داده‌اند.

بااین‌حال، در کنار مزایای فراوان ارتباطات آنلاین، چالش‌های متعددی هم وجود دارد که درک و مدیریت آن‌ها برای بهره‌برداری بهتر از این فناوری ضروری است. در این مقاله از ای سنج به بررسی جامع چالش‌های ارتباطات آنلاین پرداخته خواهد شد.

ارتباطات آنلاین چیست؟

در دنیای کار ترکیبی، ارتباطات باید به طور مداوم در هر کجا که شما یا همکارانتان هستید، مؤثر باشد. در خانه، ما باید سخت‌تر کار کنیم تا مطمئن شویم که درک می‌شویم. بدون تماس چهره به چهره، نیاز به تمرکز، صبر و یک خط فکری روشن در همه اشکال ارتباطات آنلاین از جمله ایمیل، تماس‌های مجازی و پیام‌رسانی از طریق سیستم‌ها و برنامه‌های داخلی وجود دارد.

وقتی در حال گفتگوی رودررو هستیم، می‌توانیم راه خود را در یک جلسه ببافیم و به‌راحتی وارد و خارج از یک مکالمه پر جنب‌وجوش شویم. در یک تماس مجازی، گرفتن لحظه‌ها و شروع به آنچه می‌خواهید بگویید، دشوارتر است. سپس، درست زمانی که موفق به انجام این کار می‌شوید، ممکن است با ضعف اینترنت دچار وقفه شده و باید دوباره تلاش کنید و در این میان لحظه‌‌ها را از دست می‌دهید.

چالش‌های ارتباطات آنلاین

چالش‌ های ارتباطات آنلاین به یک هنجار جدید تبدیل شده است. تماس‌های ویدئویی مزایای بسیار زیادی از نظر هزینه و کارایی زمان ارائه می‌کنند، اما در مقایسه با مذاکرات حضوری، چالش‌های منحصربه‌فرد خود را هم دارند. در ادامه با معرفی کامل چالش های ارتباطات آنلاین و رویکرد و آمادگی لازم برای آن‌ها همراه شما هستیم:

ارتباط نادرست

چالش‌ها: تماس‌های ویدئویی اغلب بسیاری از نشانه‌های غیرکلامی را که در جلسات رودررو به آن‌ها تکیه می‌کنیم محدود یا حذف می‌کنند. تنها 45 درصد از ارتباطات در واقع از طریق کلمات و نشانه‌های صوتی تفسیر می‌شوند، به این معنی که توانایی ما برای سنجش واکنش‌های یک نفر با زبان بدن او حذف می‌شود و احتمال دارد دچار مشکل شویم. به همین ترتیب، بیان مؤثر ایده‌ها می‌تواند سخت‌تر باشد و این مسئله منجر به احتمال بالاتر ارتباط نادرست می‌شود.

رویکرد و آمادگی: ازآنجایی‌که ویدئو حواس غیرکلامی ما را کاهش می‌دهد، آماده باشید که بیشتر از حد معمول لحن صدای افراد، نحوه بیان خود و حالات چهره‌شان را با هم هماهنگ کنید. پرسیدن سؤالات باز را تمرین کنید، در نتیجه طرف مقابل را ترغیب نمایید تا پاسخ‌های دقیق‌تری ارائه دهد و احساسات و نگرانی‌های خود را آشکار کند.

همچنین تعامل آن‌ها را با هم بررسی کنید. اگر آن‌ها به طور مداوم سریع و با اشتیاق پاسخ دهند، ممکن است نشان‌دهنده سطح بالایی از علاقه یا تعهد آن‌ها باشد. وقتی چیزی نامشخص است، از درخواست توضیح دریغ نکنید. درخواست بازخورد به شما این فرصت را می‌دهد که به هر گونه نگرانی رسیدگی کرده و اطمینان حاصل کنید که با او در یک راستا قدم بر‌می‌دارید.

استفاده از ابزارهای اضافی ارائه شده همانند کمک‌های بصری و اسناد و صفحات به اشتراک گذاشته شده هم در هنگام تلاش برای شفاف‌سازی موضوعات پیچیده و کاهش سوءتفاهم مفید است.

تأخیر یا اختلال فنی

چالش‌ها: مشکلات فنی همانند اتصال کند اینترنت، قطع‌شدن تماس‌ها، کیفیت پایین ویدئو یا مشکلات صوتی می‌تواند روند مذاکره را مختل کرده و منجر به ناامیدی شود. ممکن است لازم باشد شرکت‌کنندگان زمان ارزشمندی را برای عیب‌یابی این مشکلات صرف کنند.

رویکرد و آماده‌سازی: انتظارات روشنی را برای فرآیند مذاکره از ابتدا ایجاد کنید، از جمله جدول‌های زمانی، زمان پاسخ و پروتکل‌های ارتباطی. توجه به این مسائل می‌تواند به جلوگیری از سوءتفاهم مربوط به تأخیر کمک کند. یک دستور کار برای مذاکره ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید، همچنین موضوعات مورد بحث و زمان تخمینی اختصاص‌داده‌شده به هر یک را مشخص کنید. توجه داشته باشید که برای حفظ تمرکز و کارایی باید به دستور کار پایبند باشید.

از طرفی باید بدانید که عجله به دلیل محدودیت زمانی می‌تواند منجر به تصمیمات عجولانه و عوارض بعدی شود. در هنگام بروز مشکلات فنی یا برنامه‌ریزی، انعطاف‌پذیر و درک‌کننده باشید. سعی کنید راه‌حل‌هایی ارائه دهید، در صورت نیاز، مذاکره را مجدداً برنامه‌ریزی کرده یا تمدید کنید.

هنگام بروز یک مشکل فنی، ناامیدشدن آسان‌ترین راه است، اما شما باید آرامش خود را حفظ کنید. واکنش منفی می‌تواند سوءتفاهم‌ها را تشدید کرده و مانع از مذاکره شود. برای کاهش خطر مشکلات فنی در کنترل خود، اتصالات و تجهیزات را از قبل آزمایش کنید و در صورت نیاز پشتیبانی فنی را در دسترس داشته باشید.

یک طرح پشتیبان برای مسائل فنی همانند تغییر به یک تماس تلفنی یا داشتن یک پلت فرم ویدئویی جایگزین می‌تواند ایده خوبی باشد.

امنیت داده‌ها، حریم خصوصی و امضاهای دیجیتال

چالش‌ها: اشتراک‌گذاری اطلاعات و اسناد حساس به‌صورت الکترونیکی می‌تواند نگرانی‌هایی را در مورد امنیت و حریم خصوصی داده‌ها ایجاد کند، زیرا برخی از پلتفرم‌ها این فرآیند را پیچیده و دست‌وپاگیر می‌کنند.

نقض حریم خصوصی، هک و تهدیدات سایبری خطرات قابل‌توجهی را به همراه دارد. در یک چشم‌انداز پیچیده از تنظیمات حریم خصوصی، رمزگذاری، و اقدامات امنیت سایبری، مهم است که در مورد آنچه ارسال می‌کنید و به چه کسی می‌فرستید، توجه داشته باشید.

رویکرد و آمادگی: در اینجا چند پیشنهاد برای مقابله با این چالش وجود دارد:

• یک پلت فرم ارتباطی معتبر و ایمن را انتخاب کنید که رمزگذاری، حفاظت از داده‌ها و ویژگی‌های امنیتی قوی را ارائه می‌دهد.

• به همه شرکت‌کنندگان در مورد بهترین شیوه‌ها برای امنیت داده‌ها و حفظ حریم خصوصی آموزش دهید. آن‌ها باید بدانند که چگونه تلاش‌های فیشینگ و سایر تهدیدات امنیتی را تشخیص دهند.

• اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف از شبکه‌های امن و قابل‌اعتماد استفاده می‌کنند و از استفاده Wi-Fi عمومی یا شبکه‌های ناامن اجتناب نمایید.

• سیاست‌های شفاف حفظ داده‌ها را ایجاد کنید.

• پلتفرم امضای الکترونیکی شما باید با الزامات و مقررات قانونی مربوطه همانند قانون امضاهای الکترونیکی در تجارت جهانی و ملی مطابقت داشته باشد.

• از قبل فرآیند امضای دیجیتالی را به همه طرف‌ها در میان بگذارید تا هر زمینه‌ای که با تأخیر مواجه شده است، از جمله رضایت، روش‌های احراز هویت، ردیابی حسابرسی و تأیید پس از اجرا پاک شود.

حواس پرتی و حساسیت

چالش‌ها: در نتیجه یک سبک زندگی دیجیتالی شده، تخمین زده می‌شود که انسان‌ها پس از هشت ثانیه تمرکز خود را از دست می‌دهند (یک ثانیه کمتر از میانگین طول توجه برای ماهی قرمز)؛ بنابراین، شرکت‌کنندگان در مذاکرات آنلاین ممکن است بیشتر در معرض حواس‌پرتی و چندوظیفه‌ای قرار بگیرند (مثلاً چک‌کردن ایمیل‌ها، رسانه‌های اجتماعی یا فعالیت بر روی کارهای دیگر).

رویکرد و آمادگی: برای کمک به تمرکز هر یک از طرفین، از قبل اهداف، دستور کار و نقش هر یک از شرکت‌کنندگان را به وضوح بیان کنید. استراحت‌های کوتاه و برنامه‌ریزی‌شده در طول مذاکرات طولانی‌تر، به شرکت‌کنندگان فرصت می‌دهد تا به طور خلاصه ایمیل‌ها را بررسی کنند یا وظایف دیگر را بدون احساس نیاز به انجام این کار در طول جلسه بررسی نمایند.

بحث‌ها را متمرکز و مختصر نگه دارید و مشارکت فعال داشته باشید. برای جلوگیری از کسالت و حواس‌پرتی از گفتگوهای طولانی یا تکراری خودداری نمایید. مذاکرات خود را به‌صورت ویدئویی انجام دهید، زیرا باعث می‌شود شرکت‌کنندگان احساس مسئولیت بیشتری کنند و وسوسه انجام چند کار با هم کاهش پیدا خواهد کرد.

به طور دوره‌ای با شرکت‌کنندگان تماس بگیرید تا نظرات آن‌ها را بپرسید. انجام این کار می‌تواند به جذب مجدد افرادی که ممکن است حواسشان پرت شده باشد، کمک کند.

اعتماد و ارتباط عاطفی

چالش‌ها: ایجاد اعتماد و ارتباط اغلب آنلاین چالش‌برانگیزتر است، زیرا برقراری ارتباط شخصی دشوارتر خواهد بود. مذاکرات حضوری امکان گفتگوهای کوچک طبیعی و تعاملات اجتماعی را فراهم کرده که به ایجاد روابط کمک می‌کند، زیرا اغلب این مسائل در طول جلسات ویدئویی قربانی می‌شوند.

رویکرد و آمادگی: اصیل بودن در ایجاد یک ارتباط شخصی بسیار مهم است. همان‌طور که ما با ارتباطات آنلاین سازگارتر می‌شویم، اجتناب از رویکرد بیش از حد رسمی یا غیرشخصی باید آسان‌تر شود. استفاده از ویدئو به‌جای صدا به ایجاد این ارتباط کمک می‌کند.

شما تا حد معقولی، ممکن است بخواهید برخی از اطلاعات شخصی خود را همانند علایق، پیشینه یا تجربیات خود، همان‌طور که در یک جلسه رو در رو انجام می‌دهید به اشتراک بگذارید. اگر این کار به‌درستی انجام شود، موجب می‌شود که ارتباط بیشتری برقرار کرده و از یک مذاکره موفق حمایت کنید.

برخی استدلال می‌کنند که ارتباطات آنلاین می‌تواند منجر به جدایی عاطفی شود؛ زیرا گرما و صمیمیت تعامل چهره‌به‌چهره را ندارد. افراد ممکن است دوربین خود را خاموش کنند، پشت صفحه‌نمایش خود پنهان شوند یا حتی ایمیلی ارسال کنند و مطالبی را به‌گونه‌ای بیان کند که شخصاً نمی‌گویند.

این مسئله می‌تواند منجر به احساس قطع ارتباط شود. استفاده ضعیف از نکات ظریف ممکن است منجر به سوءتفاهم، سردرگمی، درگیری و روابط تیره شود.

مزایای ارتباطات آنلاین

سیل اطلاعات آنلاین طرز تفکر ما را تغییر داده است. به گفته دانیل کانمن روان‌شناس و برنده جایزه نوبل، ذهن ما هم تفکر سریع و هم آهسته را در خود جای می‌دهد. مورد دوم هنگام مدیریت پیچیدگی همانند مذاکره برای یک قرارداد ضروری است، اما اولی در موارد ساده همانند رانندگی کمک می‌کند. توجه داشته باشید که فناوری دیجیتال به بهای افکار دقیق‌تر و در نظر گرفته شده، از تفکر سریع حمایت می‌کند.

افراد ممکن است احساس کنند مجبور هستند دستگاه‌های خود را چک کنند، به پیام‌ها پاسخ دهند یا در تمام ساعات در ارتباط بمانند که می‌تواند اثرات منفی بر سلامت روان و روابط داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، ارتباط مشکوکی بین استفاده زیاد از ارتباطات آنلاین و دامنه توجه کوتاه‌تر وجود دارد.

بااین‌وجود، ارتباطات آنلاین کار را تغییر داده و نحوه ارتباط ما را بازنویسی کرده است. برای میلیون‌ها نفر، این مسئله به یکی از ویژگی‌های تعیین‌کننده زندگی قرن 21 تبدیل شده است. ارتباطات آنلاین روابط را توسعه می‌داده و به افراد اجازه می‌دهد برای سازمانی در آن سوی دنیا کار کنند. آموزش ارتباطات مجازی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که شما و تیمتان یکدیگر را به طور مداوم و مؤثر درک می‌کنید.

در دنیای امروز بیش از 90 درصد ارتباطات به صورت غیرکلامی صورت گرفته و این مسئله منجر به سوء‌تفاهم‌های زیادی می‌شود.

راهکارهای مقابله با چالش‌های ارتباطات آنلاین

برای مقابله با چالش‌های ارتباطات آنلاین، نیاز به رویکردی جامع و چندجانبه است. برخی از راهکارها شامل موارد زیر می‌شود:

• توسعه زیرساخت‌های ارتباطی: سرمایه‌گذاری در توسعه زیرساخت‌های ارتباطی و اینترنت پرسرعت، برای کاهش نابرابری دیجیتال ضروری است.
• تقویت امنیت سایبری: افزایش آگاهی کاربران در مورد امنیت سایبری و تدوین قوانین و مقررات قوی برای مقابله با جرایم سایبری، ضروری است.
• ترویج سواد دیجیتال: آموزش سواد دیجیتال به افراد، برای استفاده ایمن و مؤثر از ارتباطات آنلاین ضروری است.
• تقویت سواد رسانه‌ای: آموزش سواد رسانه‌ای به افراد، برای تشخیص اطلاعات نادرست و اخبار جعلی ضروری است.
• تدوین قوانین و مقررات شفاف: تدوین قوانین و مقررات شفاف برای حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات در فضای مجازی ضروری است.
• تقویت همکاری‌های بین‌المللی: همکاری‌های بین‌المللی برای مقابله با چالش‌های جهانی ارتباطات آنلاین ضروری است.
• تشویق به تعاملات حضوری: تشویق به تعاملات حضوری و کاهش استفاده بیش از حد از ارتباطات آنلاین، برای حفظ سلامت روان افراد ضروری است.
• حمایت از تحقیقات: حمایت از تحقیقات در زمینه ارتباطات آنلاین، برای درک بهتر تأثیرات این پدیده بر جامعه ضروری است.

سخن آخر ای سنج درباره چالش های ارتباطات آنلاین

ارتباطات آنلاین به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، فرصت‌های بی‌نظیری را برای ارتباطات و همکاری فراهم می‌کند. با‌این‌حال، چالش‌های متعددی هم در این حوزه وجود دارد که برای بهره‌برداری بهینه از این فناوری، باید به آن‌ها توجه شود.

با ارتقای سواد رسانه‌ای، استفاده آگاهانه از شبکه‌های اجتماعی و اتخاذ راهکارهای مناسب، می‌توان از بسیاری از این چالش‌ها جلوگیری کرد و از مزایای ارتباطات آنلاین به بهترین نحو بهره‌مند شد.

سوالات متداول