خط زمانی یا تایم لاین پروژه (Project Timeline) چیست؟

هر پروژه ای نیاز به یک تایم لاین دارد! تایم لاین (Project Timeline)  یک جدول نمایش گرافیکی از یک دوره زمانی، که روی آن روبدادهای مهم مشحص شده است، می باشد. در تایم لاین وظایف هر کدام از اعضای تیم در طول فرآیند پروژه مشخص می شود و اعضای تیم بر اساس وظایف و فرآیندی که در تایم لاین مشاهده می کنند، می توانند با یکدیگر ارتباط بهتری برقرار کنند.

تایم لاین پروژه چیست؟

تایم لاین پروژه (Project Timeline) ، خط یا جدول زمانی، یک برنامه دقیق و حساب شده برای انجام پروژه است؛ مواردی همچون، تمام وظایف مربوط به پروژه و مهلتی که برای انجام یک پروژه مشخص می شود تا کل اعضای یک تیم بتوانند از روند انجام پروژه اطلاع کسب کنند و بدانند زمان اتمام و تحویل یک پروژه چه زمانی است، تایم لاین پروژه می باشد.

پس:

خط زمانی یا تایم لاین (Project Timeline) یک برنامه نمایشی بصری و زمانی برای انجام یک پروژه از آغاز تا به اتمام است. در این برنامه وظایف و نقاط عطف اعضای تیم مشخص و برای هر وظیفه یک مهلت زمانی تعیین می شود.

مزایای تایم لاین پروژه

چرا مهم است که پروژه تایم لاین (Project Timeline) داشته باشد؟
تایم لاین به تیم یک برنامه عملیاتی مشخص می دهد، مسئولیت پذیری اعضای تیم را تقویت می کند و به اعضای پروژه کمک می کند از موانع و چالش های احتمالی پیش رو عبور کنند و این فقط چند مزیت داشتن تایم لاین است!

برخی از مهم ترین مزایای تایم لاین (Project Timeline) پروژه عبارت اند از:

• دید سطح بالا و گسترده از پروژه

تایم لاین این فرصت را برای اعضای تیم فراهم می کند که دید وسیع تری در مورد پروژه داشته باشند و به هنگام انجام آن سردرگم نشوند. تایم لاین به تیم کمک می کنند مراحل مختلف زمانی پروژه را بررسی کنند، با دیگر همکاران هماهنگ شوند و در نهایت وظایف خود را به خوبی شناسایی و انجام دهند.
همچنین با داشتن دید گسترده پیش از شروع پروژه، می توان موانع یا الزامات احتمالی را شناسایی کرد.

• مدیریت موثر منابع

پروژه به منابعی مانند تجهیزات، بودجه و زمان اعضای تیم نیاز دارد. اگر همه چیز درست در زمانی که به آن نیاز دارید برای شما در دسترس باشد، انجام پروژه به بهترین نحو صورت می گیرد.

دانستن زمان انجام وظایف خاص به شما کمک می کند منابع پروژه خود را به طور موثرتری تخصیص و مدیریت کنید؛ بنابراین، اگر می‌ دانید که طراح گرافیک شرکت شما تا پایان ماه نمی ‌تواند با طراحی مجدد وب‌ سایت شما همکاری کند، می ‌توانید بر اساس آن برنامه ‌ریزی کنید.

• مدیریت بهتر پروژه های بزرگ

تایم لاین(Project Timeline) پروژه کمک می کند تا پروژه های بزرگ تر و مهم تر، قابل انجام تر به نظر برسند. برای تنظیم جدول زمانی خود، باید پروژه خود را به مراحل قابل اجرا تقسیم کنید.
تقسیم پروژه به مراحل قابل اجرا به شما و تیمتان نقشه راهی می‌ دهد که می ‌توانید از آن برای انجام پروژه به بهترین نحو استفاده کنید.

• انجام پروژه به بهترین نحو

یکی از بزرگ ترین مزایای تایم لاین پروژه این است که به شما کمک می کند تا در مسیر درست انجام پروژه بمانید.

اگر تایم لاین داشته باشید، در صورت بروز هرگونه خطا یا مشکل می دانید که کل پروژه تحت تاثیرقرار می گیرد و می توانید با ارائه راهکارهای مناسب و برنامه ریزی جدید، پروژه را از معرض خطر عقب افتادن نجات دهید!
تایم لاین شما همچنین مسئولیت ‌پذیری تیم شما را افزایش می‌ دهد؛ زیرا همه می ‌دانند چه کسی مسئول چه چیزی است و در چه زمانی چه تکلیفی را باید انجام و ارائه دهد..

• در نظر گرفتن زمان و هزینه

وقتی پیش از شروع پروژه، تایم لاین آن مشخص باشد، می توان منایع کلی، هزینه و زمان لازم برای تکمیل پروژه را برنامه ریزی کرد و در نهایت، پروژه را به بهترین نحو پیش برد و خدمات مطلوب ارائه کرد.

• وضوح و شفافیت ارتباطات

وقتی مدیر و اعضای تیم از تایم لایم اطلاع داشته باشند، وظایف خود را می دانند، از وضعیت پیشرفت فعلی آگاه شده و می توانند با یکدیگر در راستای انجام پروژه ارتباط برقرار کنند.

• تعیین هدف در دسترس

خط زمانی باعث افزایش انگیزه و اشتیاق به کار می شود؛ وقتی خط زمانی پروژه تعیین شود، اهداف و اقدامات قابل دسترس تر خواهند بود و تجسم رسیدن به آن آسان تر است.

• تقویت کار تیمی

پروژه به وسیله یک تیم اداره می شود، اعضای یک پروژه برای پیش برد آن به یکدیگر نیاز دارند و وظایف آن ها وابسته به یکدیگر است؛ بنابراین اقداماتی که هر فردی انجام می دهد روی کار دیگری تاثیر می گذارد و این باعث توسعه یا تاخیر انجام پروژه می شود.
زمانی که تایم لاین مشخص باشد، انجام کار به صورت گروهی تقویت می شود.

موارد استفاده ازتایم لاین پروژه

از مهم ترین موارد استفاده از تایم لاین پروژه، کنترل و نظارت بر پروژه و نحوه انجام آن است. علاوه بر آن از تایم لاین پروژه در موارد زیر استفاده می شود:

• تایم لاین توسعه محصول
• تایم لاین پروژه های بازاریابی
• تقسیم پروژه به قسمت های کوچکتر
• محاسبه زمان لازم برای انجام هر کار
• ارزیابی منابع

چگونه تایم لاین پروژه را محاسبه کنیم؟

محاسبه و برآورد تایم لاین پروژه یکی از مراحل مهم در برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه است؛ در برآورد مدت زمان پروژه باید به چند نکته مهم توجه کنید:

• در نظر گرفتن ساعت کاری
• نوع روش اجرای فعالیت
• منابع و امکانات موجود
• در نظر گرفتن تجربه، مهارت و تخصص اعضای تیم
•  راندمان اعضای تیم
• حجم فعالیت های پروژه
• در نظر گرفتن تعطیلی ها، شرایط آب و هوایی و غیره.
• توجه به اتفاقات پیش بینی نشده در پروژه
• و دیگر موارد.

چگونه یک نمونه تایم لاین پروژه بنوسیم؟

اگر برایتان سوال است که چگونه باید یک تایم لاین پروژه بنویسیم و برای نوشتن آن از کجا باید شروع کنیم، در ادامه با ما همراه شوید.

#1  تعیین محدوده پروژه

در گام نخست باید محدوده پروژه یعنی کل کارهایی که باید برای انجام یک پروژه انجام دهید را مشخص کنید. وقتی بدانید از ابتدا قرار است چه کارهایی انجام دهید، دید واقع بینانه تری نسبت به مسائل خواهید داشت و الزامات پروژه را به خوبی درک خواهید کرد.
برای تعیین محدوده پروژه به چند نکته توجه کنید:

• اهداف: دستاورد پروژه شما چه خواهد بود؟
• محصول و خدمات تکمیلی: خروجی پروژه شما چه خواهد بود؟
• وظایف و فعالیت ها: برای تولید خدمات و محصولات قابل تحویل چه مراحلی باید انجام دهید؟
• موارد استثنا: چه چیزی را به عنوان بخشی از این پروژه انجام نمی دهید یا تکمیل نمی کنید؟
• محدودیت ها: با چه محدودیت هایی سر و کار دارید؟

#2 شناسایی وظایف پروژه

تایم لاین شما در مورد تعیین یک تاریخ پایان برای کل پروژه نیست؛ شما باید تاریخ های مشخصی را برای انجام هر وظیفه در طول پروژه تعیین کنید. اگر می خواهید یک دیدگاه فنی ایجاد کنید، یک WBS یا ساختار شکست (Work Breakdown Structure) ایجاد کنید.

ساختار شکست یک مدرک است و نیازهای یک پروژه را مشخص می کند؛ مثلا در سند ساختار شکست باید مواردی همچون کارهای تحویل دادنی، نحوه تکمیل کارها و غیره مشخص است. داشتن یک ساختار شکست به شما کمک می کند در مراحل بعدی دید خوبی از همه ی فعالیت های پروژه داشته باشید.

برای درک بهتر ساختار شکست (WBS) به این مثال توجه کنید:

پروژه شما مربوط به ساخت و ارائه یک محصول جدید به بازار است و شما قرار است ساختار شکست آن را تعیین کنید؛ به نظر شما چه مواردی در این سند قرار می گیرد؟
بله! ایده ابتدایی، نحوه توسعه، تولید، آزمایش و هر مرحله دیگری که قبل از ارائه محصول به مصرف کنندگان باید مورد توجه قرار بگیرد.

#3 تخمین زمان برای انجام تکالیف

پیش از آنکه زمان لازم برای انجام هر فعالیت را تخمین بزنید، باید لیستی از تمام کارهایی که قرار است در پروژه انجام دهید، آماده کنید. اکنون کاری که در این مرحله باید انجام دهید آن است که تشخیص دهید انجام و تکمیل هرکاری چقدر زمان می برد.

برای اینکه زمان بندی بهتری داشته باشید، اعضای تیم را در این فرآیند دخیل کنید و از آن ها نظر بپرسید زیرا آن ها دیدگاه واقع بینانه تری نسبت به انجام وظایف خود و همکارشان دارند.

#4 مرتب کردن وظایف

اکنون که کارهاییی که باید انجام دهید و تخمین مدت زمان پروژه انجام شده است، باید وظایف هر کدام از اعضای تیم را مشخص و مرتب کنید و تا اعضای تیم به صورت دقیق، منطقی و زنجیره وار به انجام وظایف خود بپردازند.

هنگام مرتب و اولویت بندی کارها به چند نکته مهم توجه داشته باشید:

• وابستگی به کار و منبع؛ این موارد منابعی هستند (مانند یک عضو تیم یا یک نرم افزار) که نمی توان همزمان از آن ها استفاده کرد یا شامل کارهایی می شود که نمی توان آن ها را تا زمانی که کار بعدی انجام شود، تکمیل کرد.
• کارهای همزمان؛ این کارها دربرگیرنده مراحلی هستند که می توانند به طور همزمان اتفاق بیوفتند و شناسایی آن ها می تواند در وقت شما صرفه جویی کند.

ارتباط میان فعالیت ها را شناسایی کنید؛ استفاده از فلوچارت یا نمودار شبکه (Network Diagram)  برای می تواند به شما در اجرای این مرحله کمک کند.

#5 یادداشت مهلت زمانی

به یاد داشته باشید تخمین مدت زمان انجام کار کافی نیست شما باید ضرب الاجل های مشخص و حدی تعیین کنید. گفتن " این کار باید در سه ساعت انجام شود" با گفتن " این کار باید تا سه شنبه تکمیل شود" تفاوت دارد!

خوشبختانه، تخمین های زمانی به شما کمک می کند تا ضرب الاجل های واقعی تری را برای وظایف پروژه خود تعیین کنید.
فراموش نکنید حوادث غیر قابل پیش بینی را در نظر بگیرید و کمی انعطاف پذیری داشته باشید.

#6  ایجاد مایلستون های پروژه

مایلستون (Milestone) آخرین مرحله ای است که باید به پروژه اضافه شود؛ مایلستونها مجموعه اطلاعات و نقاطی است که به اعضای تیم برای پیگیری روند پیشرفت، دریافت بازخورد در مورد کارهای انجام شده، تایید وضعیت پروژه کمک می کند.

#7 قالب زمان بندی پروژه

در این مرحله باید تصمیم بگیرید که چگونه باید اطلاعات تایم لاین پروژه را به نمایش بگذارید؛ مصلا شما می توانید پروژه خود را در قالب بصری، نمودار، فلوچارت و ... نمایش دهید. لازم است پیشرفت و زمان بندی مشخص شده را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

چه چیزی در تایم لاین پروژه مهم است؟

واقعیت این است که همه چیز در ایجاد یک تایم لاین پروژه مهم است؛ مراحل و زمان بندی انجام هر کاری باید به دقت بررسی شود و اعضای تیم در جریان امور مرتبط با پروژه قرار بگیرند.
یک خط زمانی کمک می کند تا اولویت ها و مسیرهای روشنی برای پروژه تعیین شود و مهم ترین وظایف از ابتدا تشخیص داده شوند.  
به عنوان مثال، آماده بودن اولین پیش نویس کار در زمان توافق شده، به شما و مشتری شما زمان کافی برای کار بر روی اصلاحاتی که ممکن است نیاز به انجام داشته باشد، می دهد.

انواع تایم لاین پروژه چیست؟

سه نوع اصلی جدول زمانی پروژه شامل موارد زیر می شود:

• نمودار گانت
• نمودار PERT
• جدول زمانی تقویم/زمانی.

نمودار گانت

این نوع نمودار میله ای در طول جنگ جهانی اول، زمانی که برای کمک به برنامه ریزان نظامی در سازماندهی عملیات لجستیکی استفاده شد، محبوبیت زیادی پیدا کرد. نام این نمودار برگرفته از مهندس آمریکایی ویلیام اس گانت است که چندین سال قبل این نمودار را اختراع کرد.

گانت در طرح اصلی نمودار خود یک خط افقی ایجاد کرد که نشان دهنده مدت یک پروژه است؛ سپس خطوط عمودی را در فواصل منظم در طول خط اضافه کرد. هر بازه نشان دهنده یک روز واحد است. در بالای نمودار او نواری قرار داد که تاریخ شروع پروژه را نشان می دهد و در پایین، تاریخ اتمام را نشان داده می شود.

امروزه، نمودار گانت مدرن و بصری تر به این صورت است:

علاوه بر فهرست کردن تاریخ سررسید، برخی از نمودارهای گانت حاوی اطلاعاتی مانند تعداد تخمینی ساعت‌های کار مورد نیاز برای انجام کار، وابستگی‌های کار و اولویت ‌های انجام کار هستند.

نمودار PERT

نمودار تکنیک بررسی ارزیابی پروژه (یا PERT) شبیه نمودار گانت است اما بیشتر بر تخمین تمرکز دارد تا زمان‌ بندی.
به جای استفاده از وظایف با کد رنگی برای یک پروژه، از یک نمودار با مستطیل ها و دایره ها به عنوان اشکالی برای نشان دادن نقاط عطف کلیدی وظایف پروژه استفاده می شود. این اشکال با فلش هایی به هم متصل می شوند که وابستگی بین آن ها را نشان می دهد.

در اینجا نمونه ای از نمودار سنتی PERT آورده شده است:

نمودارهای PERT امروزه تعاملی تر و انعطاف پذیرتر شده اند. با استفاده از برخی ابزار ها می‌توانید وظایف را جابه‌جا کنید و تغییرات را پیگیری کنید.

تقویم جدول زمانی

جدول زمانی تقویم هر رویداد را به ترتیب زمان انجام آن نشان می دهد؛ درست  شبیه به یک تقویم سنتی ! با این تفاوت که کل چرخه عمر پروژه شما را نمایش می دهد و تجسم نقشه راه پروژه را آسان تر می کند.

با استفاده از این نوع تایم لاین، می توانید برنامه ریزی پروژه های آینده یا حتی پیگیری پیشرفت پروژه های فعلی را بررسی کنید. همچنین این نوع تایم لاین برنامه ‌ریزی پروژه‌ های چند ساله را آسان‌ تر می‌کند زیرا با استفاده از آن می‌توانید تشخیص دهید که مثلا در سال X در مقایسه با سال Y چه اتفاقی خواهد افتاد و در نهایت این به شما امکان می‌دهد انتظارات را بهتر مدیریت کنید.

جدول زمانی پروژه از سه جزء تشکیل شده است:

• لیست وظایف پروژه
• تاریخ شروع و پایان کار
• مدت زمان هر کار

نمونه از جدول زمانی تقویمی به صورت زیر است:

نمونه ای از پروژه ای که نیاز به تایم لاین پروژه دارد

معرفی چند ابزار برای نمایش تایم لاین پروژه

در این قسمت به بررسی چند ابزار محبوب برای تسهیل نمایش تایم لاین پروژه می پردازیم:

• smart draw؛ کمک به ایجاد دیاگرام های پیشرفته، تایم لاین و پارت های مختلف
• office Timeline؛ نصب بر روی پاورپوینت و قابلیت اجرای گانت و انواع چارت تایم لاین
• Time Gilder؛ تعامل اطلاعات، حرکت دادن تایم لاین، زوم کردن روی جزئیات مایلستون
• RWT Timeline؛ قابلیت تبدیل جداول به pdf، قابلیت اجرا روی پلت فرم اندروید وios.
• Tiki-Toki؛ ایجاد تایم لاین های سه بعدی با تصاویر و ویدئو های دلخواه.
• My histro؛ متمرکز بر مکان، امکان ارائه جداول به صورت pdf
• Preceden؛ تسهیل دسته بندی وقایع، مشخص ساختن بهتر مایلستون‌ ها در پروژه، کد گذاری وقایع مختلف با رنگ های مختلف
• Graphic schedule، Smart Sheet، Lucid Chart، Milestones Professional و...

جمع بندی ای سنج در مورد تایم لاین (Project Timeline)

در این مقاله در مورد تایم لاین یا خط زمانی (Project Timeline) صحبت کردیم. تایم لاین که به آن خط زمانی هم گفته می شود، یک برنامه دقیق برای انجام یک پروژه است. این برنامه در برگیرنده زمان شروع و اتمام پروژه است.
ایجاد تایم لاین مزایای زیادی از جمله صرفه جویی در وقت و هزینه، شناسایی منابع و امکانات، وضوح و شفافیت ارتباطات را دارد.

آیا مطلب فوق برای شما مفید واقع شد؟ لطفا نظرات و دیدگاه های ارزشمندتان را با ما در میان بگذارید.

سوالات متداول