بررسی 0 تا 100 برنامه ریزی + تکنیک

انجام برنامه ریزی روزانه به صورت صحیح و اصولی فقط دغدغه شما نیست بلکه بسیاری از افراد با این موضوع مشکل دارند، اگر برای انجام کارهای روزانه، وقت کم می‌آورید یا نمی‌توانید فعالیت‌های خود را به موقع تمام کنید به احتمال زیاد شما در برنامه‌ریزی روزانه خود مشکل دارید.

با برنامه ریزی روزانه به صورت اصولی، می‌توانید فشار و استرس را کاهش دهید و مطمئن باشید که سر وقت همه برنامه‌های خود را انجام خواهید داد. در این نوشتار از ای سنج به صورت جامع همه ابعاد یک برنامه‌ریزی اصولی را بررسی می‌کنیم تا بتوانید با آرامش خاطر، همه کارهای خود را با کیفیت بالا انجام دهید.

برنامه ریزی روزانه چیست؟

برنامه ریزی روزانه در نگاه اول بسیار ساده به نظر می‌رسد و احتمالا شما هم می‌دانید که منظور از برنامه ریزی روزانه، مشخص کردن کارهایی باید انجام بدهید و همینطور زمان انجام آن است، ولی در اجرای این برنامه، بسیاری از افراد به مشکل بر می‌خورند.

اگر بخواهیم تعریف دیگری از برنامه ریزی روزانه را بیان کنیم باید به سه مولفه اولویت بندی، تنظیم تقویم و مدیریت وظایف اشاره کنیم.

اولویت‌بندی اولین قدم در برنامه‌ ریزی روزانه است. شما باید تصمیم بگیرید که کدام کارها مهم‌تر هستند و باید در اولویت قرار گیرند. برای انجام این کار، می‌توانید از روش‌های مختلفی مانند روش ABC یا روش Eisenhower استفاده کنید.

پس از اولویت‌بندی کارها، باید آنها را در تقویم خود وارد کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا زمان خود را مدیریت کنید و مطمئن شوید که کارها را در زمان مقرر انجام می‌دهید.

مدیریت وظایف به شما کمک می‌کند تا کارها را پیگیری کنید و مطمئن شوید که آنها را به طور کامل و با کیفیت انجام می‌دهید. برای انجام این کار، می‌توانید از یک سیستم مدیریت وظایف مانند Trello یا Asana استفاده کنید.

برنامه ریزی دقیق با توجه به نکات بالا باعث می‌شود تا بهره‌وری فوق العاده ای در فعالیت‌های خود داشته باشید، با برنامه ریزی صحیح، آرامش خاصی در زندگی کاری و شخصی شما شکل می‌گیرد، پس با توجه کامل با ای سنج همراه باشید.

اهمیت برنامه ریزی روزانه

اهیمت برنامه ریزی روزانه بر هیچ شخصی پوشیده نیست ولی برای خودآگاهی بیشتر، به بیان ابعاد دیگری از اهمیت این موضوع می‌پردازیم. با برنامه ریزی روزانه از خود، احساس رضایت بیشتری می‌کنید، می‌توانید حجم بیشتری از کار را در مدت زمان کمتری انجام دهید. با برنامه ریزی مناسب، زمان و فرصت را از دست نمی‌دهید و به دلیل مشخص بودن برنامه، استرس و اضطراب کمتری را تحمل می‌کنید.

با بررسی عملکرد خود در زمانی که برنامه ریزی روزانه داشته‌اید متوجه می‌شوید که عملکرد مناسبی را تجربه کردید و قدم‌‌های محکمی را برای اهداف خود، برداشته‌اید. در واقع انجام یک برنامه ریزی اصولی، می‌تواند هدفگذاری بهتری نیز برای شما در پی داشته باشد.

بررسی دلایل مفید بودن برنامه ریزی روزانه

طبق بررسی‌هایی که درباره عادات افراد موفق و همینطور دلایل موفقیت آن‌ها انجام شده است، یک مولفه در بین همه این افراد، یکسان بوده است و آن هم برنامه ریزی روزانه است. با توجه به اینکه این موضوع نقش مهمی در موفقیت ما ایفا می‌کند به بررسی کامل دلایل مفید بودن برنامه ریزی روزانه می‌پردازیم.

کارهای مهم را اول انجام می‌دهید

همیشه سعی کنید در هنگام برنامه ریزی روزانه، اولویت را رعایت کنید، اولویت‌ها همان کارهای مهم و ضروری هستند که باید خیلی سریع انجام شود، با انجام دادن اولویت‌ها، خیال شما کمی راحت شده و می‌توانید با آرامش بیشتری به سایر فعالیت‌ها بپردازید.

احساس شادی به دست می‌آورید

با برنامه ریزی روزانه مناسب و اولویت قرار دادن کارهای مهم، می‌توانید در پایان روز احساس شادابی بسیاری را تجربه کنید، انسان علاقه دارد که به دستاوردهای روزانه خود نگاه کند و عملکرد خود را بسنجد، اگر با مدیریت زمان و تمرکز بالا، فعالیت‌های خود را انجام داده‌اید بدون شک اعتماد به نفس و احساس رضایت بالایی را تجربه می‌کنید.

استرس کمی را تجربه می‌کنید

بسیاری از افراد به دلیل به تعویق انداختن فعالیت و منظم نبودن کارها، استرس زیادی را تجربه می‌کنند ولی با برنامه ریزی روزانه مناسب، همه کارهای خود را در طول روز به پایان می‌رسانید و دغدغه‌ای بابت انجام ندادن یا فراموش کردن کار خود، نخواهید داشت.

یک برنامه ریزی روزانه به شما این اطمینان را می‌دهد که همه چیز تحت کنترل شما است و به عنوان یک انسان متعهد، وظایف خود را به صورت صحیح و به موقع انجام می‌دهید. توجه به این نکته که شما به همه برنامه‌های خود در طول روز می‌رسید می‌تواند استرس شما را کاهش دهد.

فرصت تفکر به شما می‌دهد

برنامه ریزی روزانه حدود ده تا پانزده دقیقه زمان می‌برد ولی همین زمان کوتاه باعث ایجاد نتایج فوق‌العاده‌ای در زندگی خواهد شد، با برنامه ریزی می‌توانید میزان پیشرفت خود را در راستای رسیدن به اهداف، اندازه گیری کنید و این سنجش باعث می‌شود که مطمئن شوید در مسیر درستی قدم برمی‌دارید و نتایج اولیه را مشاهده می‌کنید.

اهدافتان را دنبال می‌کنید

برای رسیدن به اهداف بزرگ، نیاز است که قدم‌های کوچکی بردارید، این قدم‌ها همان جزئیات برنامه ریزی روزانه هستند که شما را ثابت قدم نگه می‌دارد. برنامه ریزی منظم باعث می‌شود که به احتمال زیاد به اهداف خود برسید، البته در این مسیر، فقط برنامه ریزی تاثیر گذار نیست ولی بدون شک تاثیر بالایی در موفقیت دارد.

مهم‌ترین موانع برنامه ریزی روزانه

بسیار مهم است که با اطلاع از موانع برنامه ریزی، بتوانید از ایجاد آن جلوگیری کنید، این موانع شامل موارد زیر است:

تعلل در انجام کار

تعلل و اهمال کاری یکی از مهم‌ترین عواملی است که باعث می‌شود تا نتوانیم یک برنامه ریزی اصولی را طراحی کنیم، سعی کنید از بیان جملاتی مانند: از شنبه یا از هفته بعد، خودداری کنید. بلافاصله بعد از تصمیم برای انجام کار، اقدام کنید.

انجام همزمان چندین کار

سعی کنید با اولویت‌بندی کارها، در ابتدا مهم‌ترین فعالیت را انجام دهید تا از لحاظ ذهنی هم آرامش بیشتری را تجربه کنید، با انجام همزمان چندین کار، دچار سردرگمی می‌شوید، به همین دلیل ابتدا مهم‌ترین کار را به سرانجام برسانید.

وجود کمال‌گرایی

قطعا ما با انرژی و منابع محدودی که داریم نمی‌توانیم همه پتانسیل خود را برای انجام یک کار بی نقص به کار ببریم، باید در برنامه ریزی خود به این موضوع توجه کنید و در صورت نقص در انجام برنامه، خود را سرزنش نکنید.

تکنیک‌های برنامه ریزی روزانه

تا این قسمت از نوشتار، با برنامه ریزی روزانه و اهمیت آن، بیشتر آشنا شدید و الان زمان آن رسیده تا با دو تکنیک پرطرفدار آشنا شویم که می‌تواند به شما در برنامه ریزی اصولی کمک کند.

تکنیک 1: تکنیک GTD

ممکن است شما از آن دسته افرادی باشید که از حجم بالای کارها، استرس زیادی دریافت می‌‌کنید یا استرس دارید که جزئیات کار را فراموش می‌کنید، همچنین ممکن است که در پایان رساندن کارها مشکل داشته باشید. 

دیوید آلن روش به نام GTD را ابداع کرده تا این مشکلات به صورت کامل برطرف شود، برنامه ریزی روزانه به روش GTD بر این موضوع تاکید می‌کند که هرچقدر که کارهای زیادی در برنامه شما وجود داشته باشد دچار سردرگمی می‌شوید که کدام کار را انجام دهید.

اگر کارهای زیادی در برنامه شما وجود داشته باشد فقط تلاش می‌کنید که آن‌ها را به پایان برسانید و به کیفیت کار، توجهی نمی‌کنید. دیوید آلن با بررسی عملکرد مغز انسان متوجه شد که ما در پردازش اطلاعات، قوی‌تر از ذخیره آن عمل می‌کنیم، با توجه به این نکته برنامه‌ای را تدوین کرد تا بتوانیم بدون فراموش کردن کاری، اقدام به انجام آن کنیم.

این تکنیک، شامل 5 بخش است تا بتوانیم آشفتگی ذهنی را برطرف کنیم:

• ثبت کردن فعالیت‌های روزانه: در ذهن ما روزانه هزاران داده و فکر وارد می‌شود و به همین دلیل طبیعی است که دچار فراموشی بعضی از کارها شویم، پس باید حتما کارهای مهم خود را یادداشت کنید. 
• شفاف سازی: پس از یادداشت کارهای مهم، نوبت به اولویت‌بندی می‌رسد. منظور از اولویت، کارهای فوری و غیرفوری هستند.
• سازمان دهی کردن: بعد از طی کردن دو مرحله بالا، باید زمان انجام را به صورت دقیق، مشخص کنید.
• مرور کردن برنامه: اگر تغییراتی در برنامه و اولویت شما به وجود آمد، حتما تغییرات لازم را انجام دهید.
• اقدام کردن: در آخرین مرحله، وظایف مهم را انجام دهید.

با استفاده از تکنیک دیوید آلن، می‌توانید به صورت اصولی، برنامه ریزی روزانه را با توجه به اولویت‌های خود انجام دهید و نگران فراموش کردن کاری نخواهید بود. در ادامه این 5 مرحله را با جزئیات بیشتر بررسی می‌کنیم:

مرحله اول: ثبت کردن همه چیز

ذهن ما به دلیل دریافت اطلاعات و افکار زیاد، همیشه در معرض فراموشی قرار دارد، به همین دلیل حتما باید همه جزئیات را ثبت کنید، ثبت برنامه‌ها می‌تواند ذهن شما را آرام کرده و نگرانی‌های ناشی از فراموشی را کاهش دهد.

مرحله دوم: شفاف سازی کنید

نیاز است که جزئیات نحوه انجام کار را به صورت واضح مشخص کنید، اگر باید کاری را انجام دهید که زمان بسیار کمی برای اتمام آن نیاز است، بلافاصله اقدام به عمل کنید، اگر به دلایلی باید از کمک دیگران استفاده کنید این مورد را یادداشت کنید. فعالیت‌های فوری و ضروری را کاملا مشخص کنید.

مرحله سوم: سازمان‌دهی کنید

برای انجام سازمان‌دهی می‌توانید وظایف خود را در 2 دسته‌بندی پروژه و کار قرار دهید، پروژه‌ها زمان بیشتری برای تکمیل شدن نیاز دارند و به همین دلیل باید اولویت بندی مناسبی داشته باشید.

مرحله چهارم: بررسی کنید

برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود که کارهای باکیفیتی را انجام دهید، به همین دلیل بررسی کردن برنامه بسیار ضروری است، با توجه به این موضوع متوجه می‌شوید که در کدام موارد ضعف دارید که باید آن‌ها را اصلاح کنید.

مرحله پنجم: درگیر شوید

در این مرحله دیگر درگیر شلوغی ذهنی نمی‌شوید، به این دلیل که کاملا به صورت خودکار متوجه هستید که بعد مرحله بعدی برنامه شما شامل چه وظایفی است. 

برنامه ریزی روزانه به روش DGT، شما را از لحاظ ذهنی به آرامش می‌رساند و از انجام دادن کارها احساس لذت می‌کنید و تحت فشار نیستید.

تکنیک 2: برنامه ریزی روزانه به روش داوینچی

یکی دیگر از اصول و تکنیکی که برای برنامه ریزی روزانه بسیار مناسب است، تکنیک داوینچی می‌باشد. با استفاده از این تکنیک، می‌توانید زندگی هدفمند، خلاقانه و جذاب را تجربه کنید. اصول برنامه ریزی داوینچی به صورت زیر است:

• کار خود را به صورت خلاقانه آغاز کنید.
• وقفه در برنامه ریزی را مانع انجام کار نبینید.
• اهمال کاری را رها کنید.
• با فرسودگی شغلی مبارزه کنید.
• تعادل مناسبی بین کار و زندگی برقرار کنید.

با استفاده از روش برنامه ریزی روزانه داوینچی، فعالیت روزانه باعث خستگی شما نمی‌شود و با آرامش کامل، وظایف خود را انجام می‌دهید. اولویت‌بندی مناسب از مهم‌ترین قسمت‌های برنامه ریزی روزانه اصولی است، پس باید کارهایی که از اهمیت بالایی برخوردار هستند را در ابتدای روز انجام دهید، به این دلیل که بهره‌وری ما در آن زمان بالا است.

اگر قصد دارید که از برنامه ریزی اصولی داوینچی استفاده کنید توجه به نکات زیر بسیار مهم است:

روال صبحگاهی

نحوه شروع روز می‌تواند برنامه روزانه شما را تحت تاثیر قرار دهد، پس بسیار مهم است بعد بیدار شدن از خواب، به چه کاری مشغول می‌شوید، پیشنهاد می‌کنیم که به هیچ عنوان شبکه‌های اجتماعی را چک نکنید. سعی کنید که روز خود را با فعالیت موردعلاقه خود آغاز کنید.

انجام کار عمیق

تقسیم‌بندی کار سخت و کار نرم می‌تواند به شما کمک کند تا از زمان خود به‌طور مؤثرتری استفاده کنید. اگر می‌خواهید روی کارهای سخت تمرکز کنید، بهتر است آن‌ها را در روزهایی انجام دهید که انرژی بیشتری دارید. با توجه به این نکته می‌توانید برنامه خود را با کار عمیق انجام دهید.

مدیریت برنامه

مهم است که برای مدیریت امور در برنامه‌ریزی روزانه خود زمان مشخصی تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از فراموش کردن این کارها جلوگیری کنید.

برای تعیین زمان مناسب برای مدیریت امور، باید به میزان کارهایی که باید انجام دهید و میزان زمانی که در طول روز در اختیار دارید، توجه کنید. به عنوان مثال، اگر روزانه ده ایمیل دریافت می‌کنید، باید حداقل نیم ساعت برای پاسخ به آنها در نظر بگیرید.

ورزش و سرگرمی

یکی از مهم‌ترین مشکلاتی که با آن مواجه می‌شویم فرسودگی شغلی است، به همین دلیل در یک برنامه ریزی صحیح باید به تفریح و انجام کارهای موردعلاقه، توجه زیادی داشته باشید. 

نکاتی ساده برای برنامه ریزی روزانه

اگر قصد ندارید که از دو روش GTD و داوینچی استفاده کنید، توجه به موارد زیر، بسیار مهم است:

• یادداشت کردن افکار
• منظم بودن محیط کاری
• تمرکز روی انجام یک کار
• استفاده از قانون 20/80 

اصول برنامه ریزی روزانه

طبق تحقیقاتی که در برنامه ریزی روزانه افراد موفق انجام شده به این نتیجه رسیده اند که اکثر آن‌ها از نکات یکسانی در برنامه خود استفاده می‌کنند که شامل این موارد است:

چک نکردن شبکه‌های اجتماعی در شروع روز

در شروع روز تنوع بالایی نداشته باشید، سعی کنید که تحت هیچ شرایطی شبکه‌های اجتماعی را چک نکنید، با انجام این کار احساس عقب ماندگی از دیگران را تجربه نمی‌کنید. ممکن است در همان شروع روز، تحت تاثیر پیامی قرار بگیرید که برنامه روزانه شما را تحت تاثیر قرار دهد.

انجام 3 کار مهم در برنامه ریزی

انجام کارهای سطحی مثل جواب دادن پیام‌های شبکه اجتماعی، انرژی و تمرکز زیادی از ما نمی‌گیرد، به همین دلیل مهم است که در شروع روز به انجام کارهای فوری و ضروری بپردازید. طبق قانون 80/20، 80 درصد از موفقیت انسان فقط به دلیل انجام 20 درصد از کارها است، پس انجام فعالیت‌های مهم باعث پیروزی شما می‌شود. پس 3 فعالیت مهم را با تمرکز بالا انجام دهید و بقیه فعالیت‌های سطحی را به زمان‌های عصر و شب منتقل کنید.

استفاده از ساعت جادویی

بازدهی و بهره‌وری انسان در طول روز محدود است و حداکثر می‌توانیم دو ساعت در طول روز، بازدهی بالایی داشته باشیم. این دو ساعت نیز مربوط به اول روز است، تمرکز انسان در حال نوسان است و 2 تا 4 ساعت بعد از بیدار شدن، بیشترین بازدهی ذهنی را داریم.

تهیه جدول برنامه ریزی روزانه

استفاده از جدول برنامه ریزی می‌تواند به شما در این مسیر کمک کند، بسیاری از افراد ممکن است که برای تهیه جدول، از ابزارهای دیجیتال استفاده کنند، اگر شما هم جزو این دسته هستید می‌توانید از برنامه‌هایی مثل، Todoist، Trello و google calendar استفاده کنید. اگر قصد دارید جدول برنامه ریزی فیزیکی را تهیه کنید سایت‌های Template و Pintrest دارای قالب‌های متنوعی هستند که می‌توانید با توجه به نیاز خود، یک جدول اختصاصی را تهیه کنید.

برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان 

برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان چالش بیشتری دارد ولی برای مبارزه با این چالش‌ها، راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید بهترین برنامه را داشته باشید:

• بهتر است که برنامه روزانه خود را جلوی چشم قرار دهید، با انجام این کار فراموش برنامه خود را فراموش نمی‌کنید.
• داشتن برنامه مناسب برای بیدار شدن خوابیدن، کمک بسیاری به شما خواهد کرد.
• در صورتی که نتوانستید به همه جزئیات برنامه روزانه عمل کنید، نیازی به سرزنش کردن خود نیست.
• می‌توانید برنامه ریزی را در سه سطح روزانه، هفتگی و سالانه انجام دهید.

نمونه برنامه ریزی روزانه

اگر قصد دارید یک کتاب فوق‌العاده پرطرفدار را درباره نحوه و نمونه برنامه ریزی روزانه مطالعه کنید کتاب دگرگونی زندگی با جادوی نظم بهترین انتخاب است. در هنگام برنامه ریزی روزانه بهتر است که ساعت دقیقی را مشخص نکنید، به جای آن محدوده زمانی مناسبی را تنظیم کنید. به عنوان مثال قسمتی از برنامه روزانه می‌تواند به این صورت باشد:

ساعت 9 تا 12 ظهر: شرکت در جلسه کاری، انجام برنامه‌های نیمروز، چک کردن برنامه‌ها. ساعت 18 تا 21: انجام کارهای مربوط به خانه مثل خرید روزمره، مطالعه کتاب.

همانطور که متوجه شدید برنامه روزانه با زمان‌بندی و جزئیات دقیق، مشخص نشده است.

چطور به برنامه ریزی روزانه متعهد باشیم؟

بعد از آماده کردن برنامه ریزی روزانه، تعهد به اجرای کامل آن، چالش زیادی برای افراد دارد ولی نکات زیر به شما برای اجرای برنامه، کمک خواهد کرد:

ایجاد محیطی بدون حواس پرتی

با توجه به اینکه ممکن است شما به صورت دورکاری و در منزل مشغول به کار باشید، چالش‌های برنامه روزانه بسیار بیشتر خواهد شد، سعی کنید یک محیط کار اختصاصی برای خود ایجاد کنید، طوری که با قرار گرفتن در آن محیط، ذهن شما آماده کار شود و به مباحث دیگری فکر نکند.

برنامه ریزی روزانه منطقی

چیدن یک برنامه مناسب با توانایی و شرایط، می‌تواند باعث اجرای کامل آن شود، از خودتان انتظاری مطابق واقع داشته باشید و یک برنامه اصولی را طراحی کنید.

در نظر گرفتن زمان برای انجام کار عقب افتاده

نباید از خود توقع داشته باشید که مثل ربات رفتار کنید، بدیهی است که بعضی مواقع نمی‌توانید به صورت کامل به برنامه ریزی روزانه عمل کنید، به همین دلیل در پایان هفته یا بین روز، زمانی را برای جبران درنظر بگیرید.

در نظر گرفتن پاداش برای خودتان

سعی کنید برای کوچک‌ترین دستاورد خود، احساس لذت و شادی داشته باشید، به عنوان مثال اگر مطالعه 20 صفحه از کتاب را در زمان مدنظر انجام دهید، پاداشی را برای خود، در نظر بگیرید.

اطلاع دیگران از برنامه ریزی شما

مطرح کردن برنامه خود با دیگران باعث می‌شود که در مواقع بی انگیزگی، متوقف نشوید و افراد نزدیک شما، باعث دلگرمی و نیروی محرکه شما باشند.

تبدیل کردن برنامه ریزی روزانه به عادت

با عادت کردن به برنامه ریزی روزانه، ذهن ما انرژی کمتری برای انجام آن صرف می‌کند و می‌توانید خیلی راحت و بدون فشار، برنامه ریزی داشته باشید. همواره با اقدام کردن است که انگیزه به دست می‌آورید پس شروع به انجام برنامه ریزی روزانه کنید.

سعی کنید برنامه خود را شب قبل آماده کنید تا خیال شما راحت باشد و خواب آرامی داشته باشید. سعی کنید تحت هر شرایطی به برنامه خود پایبند باشید. پایبندی به برنامه روزانه می‌تواند اعتماد به نفس شما را نیز افزایش دهد.

بررسی اشتباهات در برنامه ریزی روزانه

اگر قصد دارید برنامه ریزی روزانه مناسبی داشته باشید این اشتباهات را به هیچ وجه انجام ندهید:

• برنامه خود را مکتوب کنید. برنامه‌ریزی روزانه ذهنی، ممنوع است.
• داشتن کمال گرایی در برنامه روزانه
• داشتن برنامه سنگین
• اولویت بندی نادرست
• زمان بندی اشتباه در انجام برنامه

سخن نهایی

اهمیت انجام یک برنامه ریزی روزانه بر هیچ فردی پوشیده نیست ولی با این وجود بسیاری از افراد از انجام یک برنامه روزانه فرار می‌کنند، احتمالا به این دلیل است که برنامه ریزی را محدودیت یکسان می‌دانند، ولی در واقع اینطور نیست.

ما با نکات جامعی که در این نوشتار بیان کردیم می‌توانید بهترین برنامه ریزی را داشته باشید و بازدهی بالایی را در زندگی و کار خود تجربه کنید. یک برنامه اصولی می‌تواند احساس آرامش و شادابی را در شما ایجاد کند.

در پایان می‌توانید نظر خود را درباره برنامه ریزی روزانه در قسمت نظرات بنویسید تا درباره آن گفتگو و تبادل نظر کنیم.

سوالات متداول