لیست کارهای روزانه (to-do list) چیست و چگونه نوشته می شود؟

تو دو لیست (to-do list) چیست؟ یک ابزار ساده برای سازماندهی کردن همه چیز! لیست کارهای روزانه یک لیست از کارهایی است که قرار است یا می خواهید در طول روز انجام دهید. در ادامه در مورد لیست کارهای روزانه و نحوه نوشتن آن صحبت خواهیم کرد.

اگر حجم کار شما زیاد است و در برابر انجام آن ها احساس ناتوانی یا سردرگمی دارید، مسائل مهم را فراموش می کنید و به کمک دیگران برای یادآوری انجام کارها نیاز دارید و نمی توانید هیچ کاری را سر وقت انجام دهید، تنها نیستید!
بسیاری از افراد نیز شرایط مشابه شما را تجربه می کنند اما خوشبختانه راهکاری ساده برای جلوگیری از احساس ناتوانی یا سردرگمی و عدم فراموشی کارها وجود دارد و آن نوشتن یک لیست از کارهای روزانه یا To Do List است.

لیست کارهای روزانه (to-do list) چیست؟

لیست کارهای روزانه به طور سنتی یک تکه کاغذ است که شما بر روی آن کارهای مهمی که قرار است در طول روز انجام دهید، می نویسید؛ این لیست به شما در اولویت بندی انجام کارها و سازماندهی آن کمک می کند و یک ابزار کمک کننده به حافظه برای یادآوری بهتر امور است!

افراد برای نوشتن لیست کارهای روزانه از روش های مختلف استفاده می کنند؛ برخی روش سنتی یعنی استفاده از یک تکه کاغذ را ترجیح می دهند و برخی دیگر از نرم افزارها و اپلیکیشن های تلفن همراه کمک می گیرند.

برخی دوست دارند لیست خود را صبح بنویسند و برخی دیگر نوشتن آن را شب و قبل از خواب ترجیح می دهند؛ زمان نوشتن لیست به تمایل فرد بستگی دارد اما آنچه مهم است، نوشتن آن با دقت و انگیزه کافی است!

پیشرفت تکنولوژی به تغییر و تکامل لیست کارهای روزانه منجر شده است؛ امروزه می توان با کمک گرفتن از نرم افزارهایی همچون اکسل، word  ورد، فهرست های ایمیل، گوگل یا نرم افزارهای برنامه ریزی به راحتی یک تو دو لیست درست کرد و از آن در خانه، محل کار، محل تحصیل یا هرجای دیگری استفاده کرد!

وقتی تمام کارهایی که باید انجام دهید را در یک مکان می نویسید، احتمال اینکه چیزی را فراموش کنید، کم است و به همین ترتیب با اولویت بندی وظایف و برنامه ریزی آشنا می شوید و می دانید کدام کار را باید در اسرع وقت انجام دهید و برای انجام کدام کار زمان بیشتری دارد.

اگر نگاهی به زندگی افراد موفق بیاندازید، متوجه می شوید نوشتن to do list یکی از مهم ترین دغدغه های آن ها بوده و نوشتن آن تاثیر شگرفی بر موفقیت آن ها داشته است. اگر هر روز یک لیست از کارهای روزانه آماده می کنید یعنی برای زمان خود ارزش زیادی قائل هستید و می دانید بدون برنامه ریزی نمی توانید به موفقیت دست پیدا کنید!

تعریف لیست کارهای روزانه به زبان ساده

به فهرست و مجموعه کارهایی که قرار است در طول یک روز انجام دهید، تو دو لیست یا لیست کارهای روزانه می گویند. لیست کارهای روزانه در گذشته بر روی کاغذ نوشته می شد اما امروزه با توجه به پیشرفت تکنولوژی می توان از اپلیکیشن ها و نرم افزار های مختلف استفاده کرد.

مزایای استفاده از لیست کارهای روزانه (to-do list)

درست کردن یک لیست از کارهای روزانه آنقدر مزیت دارد که شما را تشویق به نوشتن کند؛ به طور کلی، آماده کردن یک لیست از کارهای روزانه به سازماندهی بهتر، کنترل راحت تر، تمرکز بیشتر، اشراف کامل به تمام امور کمک می کند.

زمانی که انجام یک کار را به اتمام می رسانید، می توانید آن را از لیست حذف کنید و همین کار کوچک به شما احساس موفقیت و پیشرفت می دهد و موفقیت های این چنینی انگیزه ای برای حرکت رو به جلو خواهد بود.

لیست کارهای روزانه یک ابزار کمک حافظه خارجی است پس به بهبود حافظه شما کمک می کند؛ وقتی یک لیست از تمام کارهایی که می خواهید انجام دهید، داشته باشید کمتر اطلاعات مختلف را فراموش می کنید.

همچنین وقتی کارهای مهم را از غیر مهم و کارهای فوری را از غیر فوری جدا کنید، بهره وری بالاتری خواهید داشت و کمتر وقت خود را تلف می کنید و فقط بر انجام کارهای مهم تمرکز می کنید.

فراموش نکنید لیست کارهای روزانه یک عامل انگیزشی مهم است و به شما کمک می کند اهداف بلند مدت خود را به اهداف کوتاه مدت و دست یافتنی تبدیل کنید و با اتمام کار و تیک زدن آن، اعتماد به نفس خود را افزایش دهید. لیست کارهای روزانه از سردرگمی در طول روز و فراموش کردن کارها جلوگیری می کند.

تاریخچه مختصر to do list

مردم طی سالیان و قرن های مختلف، از چیزهای مختلف لیست درست می کردند و لیست می نوشتند. با این حال تاریخچه نوشتن لیست کارهای روزانه به زمان بنجامین فرانکلین معروف بر می گردد! اگرچه پس از او نیز افرادی همچون ادیسون از این لیست استفاده می کردند.

آیا بنجامین فرانکلین، ابداع کننده to do list است؟ او از جمله افرادی است که به دلیل استفاده از این لیست ها در میان عموم مردم به عنوان فردی که به بهبود خود اهمیت می دهد، شناخته شده است.

بنجامین با کمک این لیست یک برنامه روزانه سخت برای خودش تعیین گرد و مواردی همچون ساعت خواب، غذا خوردن، کار را در آن نوشت.

لیست کارهای روزانه در تجارت و دلیل اهمیت آن

اگر شاغل هستید یا یک کسب و کار را اداره می کنید، لازم است یک لیست کارهای روزانه کاری داشته باشید تا به وسیله آن برای حل چالش های خود بهترین و سریع ترین راه حل را پیدا کنید و بتوانید اهداف کاری خود را به درستی ترسیم کنید.

تو دو لیست کاری از اتلاف وقت جلوگیری می کند و شما را برای انجام کارهای بعدی، یک قدم جلو می اندازد. نوشتن لیست کارها بهره وری و اثربخشی را افزایش می دهد و از فراموشی جلوگیری کرده و باعث مدیریت بهتر زمان و گردش بهتر کار و خالی شدن فضای ذهن می شود.

چگونه یک to do list  عالی بنویسیم؟

اگر می خواهید نوشتن لیست کارهای روزانه را شروع کنید اما نمی دانید چگونه باید این کار را انجام دهید، فقط کافی است:

• پیش از هرچیز قورباغه خود را قورت دهید؛ یعنی سخت ترین کار را پیش از هرکار دیگری انجام دهید؛ زیرا انجام آن در ابتدای شروع روز انرژی کمتری از شما می گیرد و می توانید در طول روز به دیگر کارهای خود برسید.
• از برنامه ها، نرم افزار ها و اپلیکیشن های نوشتن لیست کارهای روزانه کمک بگیرید؛ این برنامه ها قابلیت های مختلفی دارند و به پیشرفت شما در نوشتن برنامه روزانه کمک می کند.
• دلایل انجام هر کار و علت مهم بودن آن را بدانید؛ اگر بدانید چرا باید یک کار را انجام دهید و انجام آن چه مزیتی برای شما دارد، کارهای خود را با انگیزه بیشتری انجام می دهید.
• از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید؛ کارهای کم اهمیت و بی ارزش را از لیست خود حذف کنید. بر اساس این ماتریس باید کارهای فوری و مهم، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای فوری و غیر مهم و کارهای غیر فوری و غیر مهم را از یکدیگر جدا کنید.
• برای هر روز و هر هفته لیست بنویسید؛ سه وظیفه مهم هر روز را مشخص کنید و بر روی انجام این وظایف متمرکز شوید؛ در پایان هر روز کاری چند اولویت روز بعد را مشخص کنید و سپس اولویت ها را به سه دسته اولویت های سطح پایین، متوسط و بالا تقسیم می کنید.
• کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید؛ مشخصا ابتدای کار حجم کار زیاد است؛ اگر می خواهید از پس انجام کار بر بیایید بهتر است کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید تا هم کار را راحت تر انجام دهید و هم سرعت انجام کار را بیشتر کنید.
• واقع بین باشید؛ لیست کارهای خود را به صورت واقع بینانه ایجاد کنید و زمانی که برای هر کار در نظر می گیرد، مطابق بر واقعیت باشد.
• مشورت بگیرید؛ از یک فرد آگاه و متخصص برای انجام کار مشورت بگیرید.
• استراحت کنید؛ مابین کارهای خود زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید؛ انجام کارها به صورت پیوسته باعث خستگی و کمبود انرژی می شود؛ پس از کمی استراحت دوباره از نو شروع کنید.
• کارهای غیر قابل پیش بینی را در نظر بگیرید؛ زمانی را برای کارهای متفرقه، غیر منتظره و غیر قابل پیش بینی در نظر بگیرید و از روی دادن اینگونه اتفاقات تعجب نکنید یا ناراحت نشوید؛ سازگاری خود را بالا ببرید.
• از چند وظیفه ای بودن دوری کنید؛ سعی کنید مولتی تسک نباشید و در یک زمان مشخص چند وظیفه را به طور همزمان انجام ندهید، چرا که در این حال بهره وری شما کاهش پیدا می کند و به علت نداشتن تمرکز کافی کارهایتان را با کیفیت لازم پیش نخواهید برد.

ابزارهای مفید برای ایجاد لیست کارهای روزانه

زمانی که لیست کارهای روزانه جذابیت بصری داشته باشد شما به نوشتن کارها در این لیست و انجام آن بیشتر ترغیب می شوید؛ استفاده از ابزارها به شما کمک می کند که در نوشتن لیست کارهای روزانه خود موفق تر عمل کنید. برخی از ابزارهای نوشتن لیست کارهای روزانه عبارت اند از:

• اپلیکیشن taskulu
• اپلیکیشن تسکینو
• اپلیکیشن Any Do
• اپلیکیشن Todoist
• اپلیکیشن Trello
• اپلیکیشن Evernote
• اپلیکیشن Ticktick
• Google keep

جمع بندی ای سنج

در این مقاله در مورد لیست کارهای روزانه (to-do list) و نحوه نوشتن آن صحبت کردیم. لیست کارهای روزانه یک ابزار مناسب برای سازماندهی امور روزانه و جلوگیری از فراموش کردن انجام کارها است. نوشتن لیست کارهای روزانه به بهبود حافظه، عملکرد و بهره وری بالاتر کمک می کند.

آیا شما لیستی از کارهای روزانه خود دارید؟ لطفا نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود را با ما در میان بگذارید. 

سوالات متداول