هماهنگی چیست؟ راهنمای جامع هماهنگی سازمانی

آیا می دانستید یکی از مهم ترین و قدیمی ترین کلید موفقیت در هر کار و سازمانی، هماهنگ بودن و انجام کار به صورت گروهی است؟ اگر قرار باشد یک کسب و کار روز به روز موفق تر عمل کند، به هماهنگی نیاز دارد و هماهنگی یکی از حیاتی ترین نیازهای یک سازمان است.
اگر به دنبال راهنمای جامع هماهنگی سازمانی هستید، صفحه درستی را باز کرده اید. در این مقاله قرار است به بررسی همین موضوعات بپردازیم. آنچه در ادامه خواهید خواند، بر اساس فهرست مطالب به شرح زیر است:

هماهنگی چیست؟

اگر بخواهیم هماهنگی را یک شی در نظر بگیریم، باید بگوییم همان طناب نامرئی است که در تمام فعالیت های سازمان وجود دارد و تمام فعالیت ها و وظایف را به یکدیگر متصل می کند. در واقع هماهنگی کاربردی در مدیریت نیست بلکه در جوهره مدیریت وجود دارد و باید در تمام سطوح یک سازمان وجود داشته باشد و در هر مرحله سازمان را به اهدافش نزدیک تر کند.

معنا و مفهوم هماهنگی (coordination)

هماهنگی به اصطلاح به معنای، ادغام و همگام سازی فعالیت ها، منابع موجود، تلاش کارمندان شاغل در سازمان است که در نهایت به وحدت در عمل برای رسیدن به اهداف مشترک سازمانی، منجر می شود.

هماهنگی همان نیروی پنهانی است که تمام کارکرد های مدیریتی را به یکدیگر متصل می کند؛ این کارکردها کدام اند؟

• برنامه ریزی، ایجاد برنامه کارآمد، حذف برنامه ناکارآمد، بحث متقابل، تبادل نظر و..
• سازماندهی؛ تعیین وظایف و تشریح وظایف و تکالیف
• هدایت و کنترل، جهت دهی وظایف به کارمندان، انجام وظایف به صورت درست
• استخدام کارمندان؛ استخدام کارمندان با صلاحیت و متخصص

ماهیت هماهنگی

یکی از مهم ترین وظایف مدیران در هر سازمانی، ایجاد هماهنگی یا تناسب درون سازمان است. اگر یک مدیر بتواند در سازمان یا گروهی که سرپرستی آن را بر عهده دارد، هماهنگی ایجاد کند، به راحتی می تواند موفقیت سازمانش را تضمین کند. همان طور که پیش تر اشاره کردیم، هماهنگی ماهیت مدیریت است.

خوب می دانیم که یک سازمان متشکل از بخش های مختلفی می باشد؛ به عنوان مثال می توان به امور مالی،بخش خرید و فروش، بازاریابی و توسعه، بخش منایع مالی و غیره اشاره کرد. انجام وظایف در تمام این بخش ها به یکدیگر وابسته است. علاوه بر موارد ذکر شده، در هر سازمانی سه سطح وجود دارد:

• بالاترین سطح: متشکل از هیئت مدیره، مدیران ارشد، مدیران عامل و غیره.
• سطح میانی: متشکل از روسای بخش و مدیران
• پایین ترین سطح: متشکل از سرپرستان، مدیران خط اول و سرکارگران و دیگر کارمندان

اگر در سازمانی هماهنگی وجود داشته باشد، بخش ها، واحد ها و سطوح مختلف سازمان به صورت دقیق، هموار و مستمر در راستای دستیابی به اهداف سازمانی با بهره گیری از منابع موثر در کنار یکدیگر کار می کنند.
یادتان باشد هماهنگی باعث می شود تمام کارمندان و عناصر یک شرکت در برنامه ریزی ها و استراتژی های مختلف نظر خود را اعلام کنند و در نهایت بهترین نتیجه به دست بیاید.

انواع هماهنگی

هماهنگی انواع مختلفی دارد و به یک نوع خاص محدود نمی شود. برخی از انواع هماهنگی عبارت اند از:

• عمودی
• افقی
• مورب
• و...

اصول ایجاد هماهنگی

هر چیزی که قرار باشد در مورد اصول ایجاد هماهنگی بدانید، در ادامه برای شما خواهیم گفت. برای اطمینان از ایجاد هماهنگی باید مطمئن شویم که اصول هماهنگی را خوب می دانیم. برخی از مهم ترین اصول ایجاد هماهنگی عبارت اند از:

• بر اساس اصل وحدت فرماندهی هر کارمند در مورد مسائل کاری موظف است به یک مدیر پاسخ دهد و گزارش کار خود را به همان مدیر تحویل دهد.
• اصل خط فرمان در هماهنگی بیان می دارد، در هر سازمانی دستورات باید توسط مقامات عالی سازمان صادر شود و به دیگر کارمندان برسد.
• اصل حیطه نظارت در هماهنگی می گوید حداقل کارمندانی که زیر دست یک مدیر کار می کنند باید 7 نفر باشد که مدیر بتواند هماهنگی های لازم را به راحتی انجام دهد.
• هماهنگی باید در مراحل اولیه کار، زمانی که قرار است کاری را شروع کنیم و سیاست های مرتبط با آن را اتخاذ کنیم، انجام شود. هماهنگی اگر در ابتدای کار انجام شود، کیفیت برنامه ها را ارتقا می دهد و تصمیم گیری به موقع در مورد موضوعات مختلف صورت می گیرد.
• یکی دیگر از اصول هماهنگی، برقراری تماس شخصی به صورت مستقیم است؛ تماس مستقیم و شخصی باعث رفع سوء تفاهم و درگیری بین بخش ها یا بین پرسنل می شود. این تماس شامل ارتباط مستقیم چهره به چهره، بحث شخصی، حل و فصل اختلافات، تبادل نظر بین پرسنل می شود.
• در هماهنگی برقراری رابطه متقابل مهم است؛ هر کدام از بخش های یک سازمان باید با یکدیگر در ارتباط باشند و در صورت نیاز تبادل نظر کنند.
• توجه به مستمر بودن فرآیند هماهنگی، یکی دیگر از اصول مهم هماهنگی است؛ هماهنگی یک فرآیند مستمر است و باید همیشه ادامه داشته باشد.ممکن است در یک سازمان در غیاب هماهنگی اختلاف نظر، شکاف اطلاعاتی و سوء تفاهم در عملیات بین بخشی در ظاهر شود. با حفظ روند هماهنگی به عنوان یک جریان مداوم اطلاعات، هماهنگی صحیح در یک شرکت تضمین می شود.
• برنامه ریزی برای تمام مواردی که قرار است در حال یا آینده رخ دهد، یکی از اصول مهم در هماهنگی است.
• در هماهنگی می توان وظایف مختلف را به دیگران محول کرد یا از برنامه های مختلف استفاده کرد.
• هماهنگی یک راه حل مناسب برای کنترل مشکلات، چالش ها، تلاش برای همگام سازی است.

فواید هماهنگی

هماهنگی در یک سازمان از اهمیت و فواید ویژه ای برخوردار است. برخی از فواید هماهنگی عبارت اند از:

هماهنگی منجر به رشد سازمان می شود

هر سازمانی پس از گذشت زمان، رشد پیدا می کند و بزرگ تر می شود و در نتیجه حجم کاری آن افزایش پیدا می کند. به دنبال آن کارمندان زیادی در بخش های مختلف استخدام می شوند. بنابراین هماهنگی فعالیت ها برای متحد کردن همه ی افراد با یکدیگر، جهت تمرکز بر یک هدف نهایی مفید است.

هماهنگی باعث برقراری ارتباط می شود

سازمان ها و شرکت های بزرگ در موقعیت های مکانی مختلفی واقع شده اند. تفاوت موقعیت مکانی اجازه ملاقات و ارتباط مکرر را به افراد نمی دهد. اگر هماهنگی در یک سازمان وجود داشته باشد، همه واحد ها و بخش ها و دفاتر در کنار هم کار می کنند.

هماهنگی باعث تنوع در کسب و کار می شود

زمانی که یک شرکت تصمیم به تنوع بخشیدن به کسب و کار خود می کند، با ورود به بازارهای جدید با یک محصول جدید در بخش های مختلف سرمایه گذاری های جدیدی را برای انجام فعالیت ها آغاز می کند. سپس هماهنگی نیز نقش مهمی در تطبیق اهداف سازمان ایفا می کند.

هماهنگی منجر به گردآوری انواع تخصص ها می شود

در هر سازمانی بر اساس تخصصی که فرد دارد، وظایفی به او واگذار می شود. هماهنگی باعث می شود کارمندان با تخصص ها و استعداد های مختلف کنار یکدیگر جمع شوند و یک رابطه هماهنگ میان گروه های مختلف حفظ شود.

هماهنگی باعث همکاری می شود

این یک واقعیت جهانی است که تلاش ترکیبی دو نفر همیشه بیشتر از تلاش های مجزا تاثیر گذار است. بنابراین، هماهنگی منجر به ادغام تلاش های کارمندان در شرکت و دستیابی به همکاری مثمر ثمر می شود.

هدف از ایجاد هماهنگی چیست

زمانی که هماهنگی در جایی وجود داشته باشد، ویژگی های آن کاملاً مشهود خواهد بود. برخی از اهداف ایجاد هماهنگی عبارت اند از:

یکپارچه سازی تلاش کارمندان

هماهنگی باعث ادغام تلاش کارمندان برای دستیابی به یک فعالیت خاص و معین می شود. همچنین جهت دهی به گروه برای کسب اطمینان از این نکته که نتایج به دست آمده مطابق برنامه ریزی می باشد یکی دیگر از ویژگی های هماهنگی است.

وحدت عمل

اگر سازمانی بخواهد به اهدافش دست پیدا کند، باید وحدت عمل داشته باشد. وحدت عمل باعث پیوند تمام بخش های یک سازمان با یکدیگر می شود و کارگروهی همراه با تمرکز را تضمین می کند.

عملکرد فراگیر

هماهنگی با عملکرد فراگیر در ارتباط است و باعث وابستگی و ارتباط سطوح مختلف سازمان با یکدیگر می شود.

فعالیت دقیق

فعالیت دقیق، آگاهانه و مدبرانه از دیگر اهداف هماهنگی است.

فرآیند مستمر

هماهنگی از اولین مرحله برنامه ریزی آغاز می شود، پس از آن سلسله مراتب سازمانی با در نظر گرفتن برنامه های شرکت تعریف می شود. سپس پرسنل طبق برنامه و سلسله مراتب شرکت استخدام شده و بر اساس آن وظایف به آن ها محول می شود و طبق برنامه ها و خط مشی های شرکت جهت دهی به کارکنان صورت می گیرد.
در نهایت در مرحله کنترل اگر مغایرت با برنامه وجود داشته باشد، اصلاح می شود. پس می توان گفت هماهنگی در تمام سطوح سازمانی و وظایف مدیریتی وجود دارد.

تکنیک های هماهنگی

به عنوان یک مدیر اگر قصد دارید میان واحد های مختلف شرکتتان هماهنگی ایجاد کنید، باید به برخی نکات توجه داشته باشید و از برخی تکنیک ها استفاده کنید؛ اما این تکنیک ها کدام اند؟

تماس مستقیم

اولین و مهم ترین تکنیک این است که شما باید به عنوان یک مدیر با پرنسل و کارمندان خود، ارتباط مستقیم برقرار کنید. اگر به صورت مستقیم با کارمند خود در ارتباط باشید، می توانید جهت دهی شغلی خوبی به او بدهید، انتقادات او را متوجه شوید و در نهایت از نظرات او استفاده کنید.
ایمیل، تماس تلفنی، تماس تصویری و.. از دیگر راه های مناسب برای برقراری ارتباط است.

جلسات گروهی

 گفته می شود که جلسات گروهی تکنیک مؤثری برای دستیابی به هماهنگی است. در زمان ملاقات، مدیران با کسانی که با مشکلات مختلف در ارتباط هستند تماس شخصی برقرار می کند. چنین جلساتی کارمندان را تشویق به یکپارچه کردن تلاش ها می کند و در نهایت از طریق جلسات منظم مدیران و کارمندان می توان به هماهنگی دست پیدا کنند.

ساختار سازمانی

یکی دیگر از تکنیک های ایجاد هماهنگی، بیان ساختار سازمانی به کارمندان است. وقتی که اختیارات و وظایف تک تک افراد مشخص شده باشد، هماهنگی ایجاد می شود. امکان برقراری هماهنگی در بین بخش های مختلف در ساختار سازمان باید مورد توجه قرار بگیرد.

ارتباط مؤثر

 در دستیابی به هماهنگی، ارتباط مؤثر نقش حیاتی دارد. ارتباط کمک زیادی به هماهنگی می کند. هدف از برقراری ارتباط، ارتقای درک عمیق بین اعضا از طریق ایجاد و حفظ هماهنگی برای دستیابی به اهداف نهایی است. ارتباط موثر فرآیندی است که در آن ایده ها از یک فرد به فرد دیگر منتقل می شود.
هماهنگی بین افراد و فعالیت های مختلف از طریق ارتباط ایجاد می شود. ارتباط موثر اطلاعات و تبادل نظر را تسهیل می کند که به دستیابی به هدف مشترک کمک می کند. هماهنگی با تبادل چنین ایده ها و اطلاعاتی تسهیل می شود و افراد را دور هم جمع می کند.

رهبری کارآمد

 رهبر احساس جمع‌گرایی را در کارکنان تقویت می‌کند و آن‌ها را مجبور می‌کند که به صورت تیمی کار کنند. افراد درون گروه ممکن است دارای علایق و اهداف متعدد باشند. رهبر این اهداف متضاد را تشخیص داده و تعادل را باز می گرداند. یک رهبر خوب می تواند در تمام مراحل به هماهنگی دست پیدا کند. از این رو، رهبری مؤثر برای دستیابی به هماهنگی ضروری است.

هماهنگی غیررسمی

 بسیاری از سازمان‌ها از طریق فرآیند تعاملات اجتماعی غیررسمی، سعی بر ایجاد روابط و هماهنگی می کنند که این روش اغلب موثر تر از روش های رسمی برای ایجاد تعادل است.

هماهنگی سازمانی(Organizational coordination) چیست؟

یک سازمان برای دستیابی به اهدافش نیاز به هماهنگی دارد. اگر همه ی بخش های تشکیل دهنده یک سازمان برای دستیابی به هدف مشترک همکاری داشته باشند، میان همه ی بخش های یک سازمان و کارمندان آن ها ارتباط وجود داشته باشد و افراد درون سازمان برای یک برنامه مشخص تلاش هایشان را ادغام کنند، هماهنگی در سازمان رخ می دهد.

انواع هماهنگی در سازمان

اگر در سازمانی هماهنگی وجود داشته باشد، شاهد افزایش بهره وری، ادغام آسان تر تلاش ها، پویایی سازمان در سطح خرد و کلان، روابط درون سازمانی بهتر، ایجاد اعتماد در بین گروه های رقیب و تعیین وظایف سازمانی می شود.
در یک سازمان، هماهنگی کارآمد به دو نوع هماهنگی درونی و بیرونی تقسیم می شود که هر کدام از این دو مورد خود انواعی دارند. در ادامه به بررسی انواع هماهنگی در سازمان می پردازیم:

• هماهنگی درونی

همان طور که مشخص است این نوع هماهنگی تماماً به درون سازمان و ایجاد رابطه بین همه مدیران، مدیران اجرایی، ادارت و بخش های مختلف سازمان، کارمندان و غیره مرتبط است. هدف از ایجاد این روابط، هماهنگی فعالیت های درون سازمان است.

دو نوع هماهنگی درونی داریم:

• عمودی؛ در هماهنگی عمودی، یک مقام مافوق کار خود را با زیردستان هماهنگ می کند و بالعکس. به عنوان مثال، یک مدیر فروش وظایف خود را با سرپرستان فروش خود هماهنگ می کند. از سوی دیگر، همه ناظران فروش مطمئن می شوند که با مدیر فروش هماهنگ هستند.
• افقی؛ در این نوع هماهنگی، کارمندان با جایگاه و وضعیت یکسان برای داشتن عملکرد بهتر با یکدیگر رابطه برقرار می کنند. مثلاً، هماهنگی بین مدیران یک بخش یا هماهنگی بین همکاران نمونه ای از هماهنگی افقی است.

• هماهنگی بیرونی

خوب همان طور که معلوم است این نوع هماهنگی بر ایجاد رابطه میان کارمندان یک سازمان با دیگر سازمان ها تاکید دارد. این روابط به منظور درک بهتر افراد یا سازمان های خارجی، درک بهتر رقبا، مشتریان، موسسات مالی و غیره صورت می گیرد.
معمولاً سازمان ها مسئولیت برقراری روابط صمیمانه بین کارکنان سازمان و افراد خارجی را به یک مسئول روابط عمومی (PRO) واگذار می کنند.

شیوه های هماهنگ کردن واحد های یک سازمان

تعیین وظایف و اختیارات به صورت واضح

در یک سازمان چندین نوع رابطه عمودی و افقی وجود دارد. اقتدار از بالا به پایین جریان دارد. سردرگمی در مورد اختیار، مشکلات هماهنگی را چند برابر می‌کند، چرا که مسئولیت تنها زمانی به خوبی انجام می شود که مرجع و منبع آن به وضوح مشخص شده باشند.

تدوین خط مشی و سیاست گذاری سازمان

اگر خط مشی ها و سیاست های سازمان به خوبی مشخص و تعریف شده باشد:

• هماهنگی بسیار آسان می شود.
•  وحدت عمل را تضمین می شود
• خطای فکری به حداقل می رسد.

وجود اهداف مشترک

برای داشتن یک هماهنگی مؤثر، درک مشترکی از اهداف اصلی سازمان باید در کارمندان وجود داشته باشد. هر عضو سازمان باید منافع فردی خود را تابع منافع سازمان بداند.

رهبری کارآمد

• یک رهبر خوب باید در کارمندان خود اعتماد به نفس ایجاد کند.
• به طور مؤثر در صورت وجود اختلاف بین افرادی که زیر نظر او کار می کنند، اختلافات را حل  کند.
• رهبری مؤثر باعث هماهنگی  در همه سطوح از مرحله برنامه ریزی تا مرحله اجرا می شود.

تدوین کتابچه راهنمای سازمان

کتابچه های راهنمای سازمان توسط سازمان در مقیاس بزرگ برای کل سازمان و سپس برای بخش های مختلف ترسیم می شود. این کتابچه فلسفه کلی سازمان را مشخص می کند و به عنوان راهنمایی برای درک تجارت و درک نقش هر کارمند در هر بخش عمل می کند.

انتصاب مدیر رابط

برخی سازمان‌ها به جهت ایجاد هماهنگی مدیران رابطی را منصوب می‌کنند که به عنوان رابط بین دو فرد یا بخش عمل می‌کنند و فعالیت‌های افراد مختلف را هماهنگ می‌کنند.

نشانه های هماهنگی ضعیف در سازمان

اگر هماهنگی در یک سازمان وجود نداشته باشد، نشانه های آن درون سازمان مشهود خواهد بود؛ برخی از نشانه های هماهنگی ضعیف در یک سازمان عبارت اند از:

• کاهش بهره وری و عملکرد
• پیچیده تر شدن فرآیند ها
• تاخیر در انجام وظایف
• نامشخص بودن وظایف
• اولویت بندی نامشخص بخش ها
• از دست رفتن اطلاعات
• انعطاف ناپذیری در کار
• ناسازگار بودن با انجام وظایف

اهمیت و نقش هماهنگی در مدیریت

هماهنگی ویژگی بارز مدیریت است؛ وقتی در سازمانی هماهنگی وجود داشته باشد بخش ها و گروه های مختلف با یکدیگر به صورت هماهنگ در ارتباط هستند. هماهنگی در مدیریت منجر به وحدت عمل در بخش های مختلف می شود. مثال بارز هماهنگی در مدیریت، ارتباط و هماهنگی است که بین یک مدیر فروش با ناظر فروش برای فروش و معرفی محصولات سازمان وجود دارد.

مدیر یک سازمان وظیفه ایجاد هماهنگی در سازمان را بر عهده دارد؛ مدیران با برنامه ریزی، سازماندهی امور، استخدام کارمندان متخصص و مناسب و بنای فرهنگ یادگیری در سازمان و با نظارت در امور هماهنگی را در سازمان ایجاد می کند.
در نتیجه، همیشه بخش های مختلف سازمان با یکدیگر هماهنگ هستند. اهمیت هماهنگی در مدیریت را می توان در شرایط و موقعیت های زیر مشاهده کرد:

• برنامه ریزی؛ مدیران با تنظیم اهداف و برنامه های کوتاه مدت، بلند مدت و معمولی و اتخاذ سیاست ها و قوانین هماهنگی را در سازمان ایجاد می کنند.
• سازماندهی؛ مشخص کردن وظایف کارمندان که شامل ترسیم و تعریف نقش و مسئولیت ها می شود. با مشخص کردن نقش ها و وظایف از هرج و مرج در سازمان جلوگیری می شود.
• استخدام؛ استخدام و انتخاب کارمندان متخصص، با صلاحیت و با دانش منجر به نظم و هماهنگی می شود. 
• رهبری و نظارت؛ تشویق کارمندان و ترغیب آن ها برای انجام کار و نظارت بر ایفای وظایف از بی نظمی و ناهماهنگی جلوگیری می کند. 

هماهنگی و فناوری

فناوری را باید عنصر جدانشدنی از سازمان تلقی کنیم؛ هرچه سازمان رشد و پیشرفت کند نیاز به فناوری برای کمک به ایجاد هماهنگی بیشتر می شود. فناوری بر ساختار سازمان تاثیرگذار می گذارد و میان واحد های مختلف یک سازمان، وابستگی درونی و وحدت عمل ایجاد می کند.

مدیران برای دستیابی به اهداف و پیامد های مطلوب می توانند از  وابستگی کارمندان به فناوری استفاده کنند؛ وابستگی به فناوری سه نوع است:

• وابستگی مجموعه ای
• وابستگی ترتیبی 
• وابستگی طرفینی.

مهارت نرم هماهنگی با دیگران

هماهنگی یک مهارت نرم است؛ اگر دوست دارید بدانید مهارت نرم چیست، پیشنهاد می کنم مقاله، مهارت نرم و سخت چیست؟ را در مجله ای سنج مطالعه کنید.

امروزه مدیران استخدام به مهارت نرم هماهنگی توجه زیادی دارند و ترجیح می دهند کارمندانی را استخدام کنند که از این مهارت برخوردارند.

اگر از مهارت هماهنگی برخوردار باشید، تعاملات خود را با دیگران بهبود می بخشید و در انجام وظایف در محیط کار و ارتباط با همکاران سازگاری بیشتر و انعطاف پذیری بالاتری خواهید داشت. هماهنگی همان مهارتی است که زمینه رشد و موفقیت شما را فراهم می کند.

عوامل پنجگانه هماهنگی شغلی

هماهنگی شغلی به مجموعه متنوعی از مهارت ها و دانش ها نیاز دارد؛ برای اینکه  بتوانید در شغل خود هماهنگی ایجاد کنید و حرفه خود را تبدیل به یک حرفه درخشان و موفق کنید، باید به چند عامل مهم توجه داشته باشید.

پنج عامل مهم در موفقیت و هماهنگی شغلی تاثیر دارند؛ این پنج عامل عبارت اند از:

• اتخاذ تصمیم درست در زمان درست؛ اگر می خواهید در شغل خود به هماهنگی برسید باید قبل از تصمیم گیری همه موارد را تجزیه و تحلیل کنید، ارتباط موثر و به موقع با دیگران داشته باشید و الزامات کاری را در نظر بگیرید.
• برنامه ریزی و تعیین هدف؛ قبل از شروع هر کاری باید یک برنامه ریزی دقیق و حساب شده داشته باشید، جزئیات امور را در نظر بگیرید و بر اساس آن ها برنامه ریزی کنید. شما باید تمام احتمالات را در نظر بگیرید و در صورت نیاز قبل از شروع پروژه یک حامی مالی داشته باشید.
• اجرای درست؛ یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در ایجاد هماهنگی، اجرای درست است. رهبر گروه یا صاحب کسب و کار باید یک برنامه اجرایی را تنظیم کند و فعالیت ها را بر اساس این برنامه پیش ببرد. قبل از هرچیز باید مطمئن شوید همه ی کارمندان و اعضای تیم از مهارت و تخصص کافی برخوردار باشند و کارشان را درست انجام بدهند.
• نظارت؛ اگر می خواهید در شغل خود هماهنگی به وجود بیاورید باید بر همه ی امور نظارت داشته باشید. از کارمندان بخواهید گزارش کار به شما ارائه دهند و اطمینان حاصل کنید که کارها با کیفیت عالی انجام شده یا در حال انجام است.
  همچنین سعی کنید راه حل های جدید، سریع و آسان که به نتایج عالی منجر می شود را انتخاب کنید تا هم شرکت خود را ارتقا دهید و هم مزیت رقابتی را با دیگر رقبا حفظ کنید.
• جمع بندی و به پایان رساندن کار؛ هر زمان که پروژه ای را به اتمام رساندید لازم است اعضای گروه را در جریان نتایج کار بگذارید، مشکلاتی که در طی انجام کار به وجود آمده را مرور کنید و راه حل های کارآمد را دوباره بررسی کنید تا از اشتباهات آینده جلوگیری کنید، تجربیات و نکات مختلف را به اتفاق یکدیگر بررسی کنید و در نهایت به همه اعضای گروه فرصت یادگیری بدهید.

روش‌های گفتاری و نوشتاری هماهنگی

برخی از تکنیک های گفتاری در جهت ایجاد هماهنگی در سازمان عبارت اند از:

• تشکیل جلسات عمومی
• تشکیل جلسات اطلاع رسانی
• تشکیل جلسات منظم برای کارمندان
• تشکیل جلسانی برای بررسی و حل مشکلات
• تشکیل جلسات با کارمندان و مدیران

برخی از تکنیک های نوشتاری در جهت ایجاد هماهنگی در سازمان عبارت اند از:

• نوشتن اهداف
• بررسی روش های مختلف مدیریت
• کشیدن نمودار و جدول در خصوص عملکرد سازمان
• بررسی مداوم نقشه ها و اسناد
• تهیه کتابچه راهنمای عملکرد
• نوشتن یادداشت، گزارش، بولتن
• و...

روش لوئی آلن برای هماهنگی

لوئی آلن بر این عقیده است که برای ایجاد هماهنگی به تعادل، زمان بندی و ادغام و روش های هماهنگ سازی موثر نیاز داریم. اگر مدیر سازمان بتواند فعالیت های خود را بر مبنای این سه اصل سازماندهی کند، هماهنگی سازمان را ارتقا می دهد.

به طور خلاصه، متعادل کردن به معنای تامین کافی منابع برای سازمان و ایجاد تعادل در انجام فعالیت ها می باشد.
زمان بندی شامل بهره برداری، شروع و انجام فعالیت های وابسته بهم در یک زمان و با سرعت کافی می باشد.
منظور از ادغام متحد کردن بخش ها و فعالیت های مختلف سازمان به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است.

نکاتی برای برقراری هماهنگی قوی و مؤثر در سازمان

اگر به دنبال افزایش هماهنگی در سازمان هستید، فقط کافی است:

• کارمندان را به برقراری و ایجاد تعامل در سازمان تشویق کنید و تعاملات سازمانی را پرورش دهید.
• زمانی را برای جلسات ایده پردازی و طوفان های فکری، تبادل ایده ها و گفت و گو در نظر بگیرید.
• ساختار سازمانی روشن و شفاف داشته باشید و شرح وظایف کارمندان را به صورت واضح به آن ها اعلام کنید.
• رهبری کارآمد و الهام بخش داشته باشید؛ دیکتاتوری پاسخگوی نیازهای سازمان نیست!

نظر بزرگان در ایجاد هماهنگی

هماهنگی وضعیتی است که در آن نظم و انضباط وجود دارد؛ وقتی هماهنگی وجود داشته باشد، آرامش، سازگاری وجود خواهد داشت و کارها به بهترین صورت ممکن انجام خواهد شد. بزرگان و افراد موفق به ایجاد هماهنگی تاکید داشته اند و نظراتی را در مورد ایجاد هماهنگی داده اند.

برخی از جملات و نظرات بزرگان در مورد ایجاد هماهنگی عبارت اند از:

• خوشبختی با عواملی مانند، تعادل، نظم، ریتم و هماهنگی در ارتباط است.
• زیبایی یعنی هماهنگی با آنچه هستید.
• هماهنگی باعث رشد چیزهای کوچک شده و نبود آن باعث از بین رفتن چیزهای بزرگ می شود.
• این دنیا متعلق به همه ی ما است و همه باید بتوانند با احترام و هماهنگی در کنار یکدیگر زندگی کنند.
• هارمونی یک تعادل زیبا بین ذهن، بدن و روح است که در لحظات آرامش بخش اندازه گیری می شود.
• خوشبختی هماهنگی ذهنی است؛ ناراحتی ناهماهنگی ذهنی است.
• راز موفقیت این است که با هستی هماهنگ باشیم.
• همیشه هماهنگی کامل فکر، گفتار و کردار را هدف قرار دهید تا همه چیز خوب پیش برود.

جمع بندی ای سنج

در این مقاله در مورد هماهنگی و ایجاد آن در گروه یا سازمان صحبت کردیم. هماهنگی ماهیت مدیریت است و در هر سازمانی باید وجود داشته باشد. سازمان های هماهنگ، میان تمام بخش ها و وظایف کارمندان تعادل و ارتباط برقرار کرده اند و به همین وسیله به راحتی به تمام اهداف سازمانی دست پیدا می کنند.

آیا در سازمان شما هماهنگی وجود دارد؟ چه راه حل هایی را برای افزایش هماهنگی در سازمان یا گروه پیشنهاد می دهید.

سوالات متداول