نکاتی برای مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یک مهارت است؛ مهارتی که هر فردی باید آن را بیاموزد تا در مسیر موفقیت عملکرد بهتری داشته باشد. مدیریت زمان به معنای استفاده بهینه از زمان می باشد.
یعنی از زمانی که در اختیار داریم بهترین استفاده را داشته باشیم.

مدیریت زمان در برگیرنده برنامه ریزی موثر، تعیین اهداف واقع بینانه، تعیین مدت زمان مشخص برای انجام کارها، اولویت بندی کارها،صرف زمان مناسب برای انجام فعالیت ها می باشد.

مزایا مدیریت زمان چیست؟

برخی از مزایای داشتن مدیریت زمان شامل موارد زیر می شود:

• بهبود عملکرد
• کسب نتایج بهتر
• کاهش استرس و اضطراب
• انجام به موقع کارها
• افزایش اعتماد به نفس
• ایجاد فرصت های شغلی و تحصیلی بهتر
• کارآمدی و اثربخشی بیشتر
• و...

نکاتی برای مدیریت زمان 

• زمانی که قرار ملاقات دارید، به گونه ای هدف گذاری کنید تا پانزده دقیقه  زود تر از ساعت مقرر در محل مورد نظر حضور داشته باشید؛ این کار برای اجتناب از مشکلاتی ماندن در ترافیک، مفید است.
• از هشدار یادآوری در تلفن همراه و تقویم های آنلاین استفاده کنید؛  اگر تصور می کنید زمانی را که برای ناهار خود صرف می کنید احتمال دارد  سبب شود دیر به جلسه ی بعد از ظهر خود برسید، بهتر است آلارم مربوط به آن را بیست دقیقه زود تر تنظیم کنید؛ این کار باعث می شود تا فعالیت یا گفتگوی قبلی خود را زودتر تمام کنید تا خللی در برنامه تان ایجاد نشود.
• سعی کنید از چک کردن مداوم ایمیل ها و پیام  های خود اجتناب کرده و تنها زمان اندکی از استراحت خود را به این امر اختصاص دهید.  انجام مکرر این کار در طول روز سبب می شود تا ما دائم نگران پاسخ گویی سریع باشیم و این گونه استرس دوچندانی را متحمل می شویم. علی رغم تلاش های ما برای پاسخگویی سریع   ممکن است زمان هایی به سبب فعالیت های خود نتوانیم  در دسترس باشیم و این مواقع سبب نگرانی واضطراب ما شود.
  پس بهتر است تا برنامه ای مشخص جهت چک کردن ایمیل ها و  پیام های تلفن همراه داشته باشیم تا بتوانیم تمرکز خود را در حین انجام سایر کار ها حفظ کنیم. بنابر این با خودتان قرار بگذارید که مثلاً پنجاه و پنج دقیقه با تمرکز کار کنید و پنج دقیقه را  صرف این چک کردن آن ها کنید و در ابتدا و انتهای روز نیز نیم ساعت را برای پیام هایی که نیاز به پیگیری و صرف زمان بیشتری دارند، اختصاص دهید. این کار سبب افزایش بهره وری و کاهش بروز خطا در کارهایتان می شود.
• سعی کنید آن پنج دقیقه ها را صرف پاسخ گویی پیام های مهم و فوری خود کنید یا در صورت عدم استفاده آن زمان ها را ذخیرده کرده و برای مثال هنگام  بعد از ظهر نیم ساعت را به این کار اختصاص دهید؛ انتظارات دیگران در طول روز را  با پیام های خودکاری  مثل”از لطف شما ممنونم” ، “تا شب پاسخگوی شما هستم”، “به همه ی ایمیل ها بعد از ساعت کار جواب گو هستم” مدیریت کنید.
• مسائلی که باعث به هدر رفتن زمان می شود را پیدا کنید و بدانید که در چه مواقعی باید در زمان صرفه جویی کنید.
• بدانید که مدیریت زمان یک مهارت قابل یادگیری است و به راحتی می توانید آن را یاد بگیرید.
• به منظور مدیریت بهتر زمان اهدافی را برای خود ایجاد کنید.
• یک طرح مدیریت زمان که مناسب شما و ویژگی های شخصیتیتان است را پیدا کنید.
• از ابزارهای جانبی مدیریت زمان و نرم افزارهای مختلف استفاده کنید. 
• برای انجام دادن کارها برنامه ریزی و اولویت بندی داشته باشید.
• تفویض اختیار کنید و از انجام کارهای تکراری و بیهوده اجتناب کنید.
• برای خودتان محدوده زمانی مشخص تعیین کنید.
• وقت خود را با انتظارات بیهوده تلف نکنید و اقدامات درست انجام دهید.

جمع بندی ای سنج