نکاتی برای مدیریت زمان

مدیریت زمان ضعیف یکی از عواملی است که می تواند سبب شود شما هنگام انجام کارهای روزانه ی خود استرس داشته باشید. برای مثال زمانی که نگران دیر رسیدن به قرار ملاقات خود هستیم، احتمالاً دستپاچه شده و تمرکز لازم را جهت انجام متمرکز فعالیت هایمان از دست می دهیم.

 

برای حل این مسئله،  هیچ عذر و بهانه ای نیاورید و سعی کنید به خودتان متعهد بوده و نکات زیر را اجرا کنید؛

-زمانی که قرار ملاقات دارید، به گونه ای هدف گذاری کنید تا پانزده دقیقه  زود تر از ساعت مقرر در محل مورد نظر حضور داشته باشید؛ این کار برای اجتناب از مشکلاتی ماندن در ترافیک، مفید است.

 

-از هشدار یادآوری در تلفن همراه و تقویم های آنلاین استفاده کنید.

 اگر تصور می کنید زمانی را که برای ناهار خود صرف می کنید احتمال دارد  سبب شود دیر به جلسه ی بعد از ظهر خود برسید، بهتر است آلارم مربوط به آن را بیست دقیقه زود تر تنظیم کنید؛ این کار باعث می شود تا فعالیت یا گفتگوی قبلی خود را زودتر تمام کنید تا خللی در برنامه تان ایجاد نشود.

-سعی کنید از چک کردن مداوم ایمیل ها و پیام  های خود اجتناب کرده و تنها زمان اندکی از استراحت خود را به این امر اختصاص دهید.  انجام مکرر این کار در طول روز سبب می شود تا ما دائم نگران پاسخ گویی سریع باشیم و این گونه استرس دوچندانی را متحمل می شویم. علی رغم تلاش های ما برای پاسخگویی سریع   ممکن است زمان هایی به سبب فعالیت های خود نتوانیم  در دسترس باشیم و این مواقع سبب نگرانی واضطراب ما شود. پس بهتر است تا برنامه ای مشخص جهت  چک کردن ایمیل ها و  پیام های تلفن همراه داشته باشیم تا بتوانیم تمرکز خود را در حین انجام سایر کار ها حفظ کنیم. بنابر این با خودتان قرار بگذارید که مثلاً پنجاه و پنج دقیقه با تمرکز کار کنید و پنج دقیقه را  صرف این چک کردن آن ها کنید و در ابتدا و انتهای روز نیز نیم ساعت را برای پیام هایی که نیاز به پیگیری و صرف زمان بیشتری دارند، اختصاص دهید. این کار سبب افزایش بهره وری و کاهش بروز خطا در کارهایتان می شود.

 

سعی کنید آن پنج دقیقه ها را صرف پاسخ گویی پیام های مهم و فوری خود کنید یا در صورت عدم استفاده آن زمان ها را ذخیرده کرده و برای مثال هنگام  بعد از ظهر نیم ساعت را به این کار اختصاص دهید؛ انتظارات دیگران در طول روز را  با پیام های خودکاری  مثل”از لطف شما ممنونم” ، “تا شب پاسخگوی شما هستم”، “به همه ی ایمیل ها بعد از ساعت کار جواب گو هستم” مدیریت کنید.

 

[kkstarratings]